書類や入力データを目視でチェックするときのコツや注意したいこと。

目視チェックのコツと注意点 事務職
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仕事で書類を作成したりデータを入力したりした時に、元の原稿やデータと間違いがないか確認するためのチェック作業は欠かせませんよね。

誤字脱字などは、ある程度使っているソフトの校閲機能などでチェックできますが、それ以外は自分でチェックしなければなりません。

チェック作業は結構大変で、嫌いな人も多いのです。

チェックに使う道具

元になる書類やデータと、作成したものを比べてチェックするには、定規を使って1行ずつ確認するとわかりやすいです。

定規はいつも使っているものでよいのですが、透明な定規よりは色がついていて不透明なものや、木製の定規を使うと、下側の文字が透けて見えないのでよいですよ。

チェック用の定規

チェックする部分がピンポイントに見えるので、下側の文字に惑わされることがないのです。

また、多くの場合、チェックが済んだ箇所が分かるようにペンでレ点などの印を付けると思います。

印刷されている文字が黒なら赤ペンなど色の付いているペンで、薄い文字なら黒ペンでもよいので、チェックしたことがハッキリわかる色を使います。

使うペンは、ボールペンでもシャープペンシルでも鉛筆でも、使いやすいペンでよいと思います。

チェック用のペン

疲れないコツ

入力した書類やデータをチェックするときには、なるべく紙に出力するとよいですよ 。

画面で見るよりは楽ですし、ミスも少なくなります。

元の書類と入力した書類の2つを比べてチェックするのなら、書類同士の間隔をなるべく近くに置くようにします。

確認する書類の距離が近い方が、頭の振りや眼球の移動が少なくてすむので、楽なのです。

そして、集中してやりすぎると肩こり・首こり・目の疲れがドッと襲ってきますので、チェックのあい間に腕や肩を上げたり、立ち上がったりして同じ姿勢を長く続けないようにします。

また、チェックしているときは下を向きっぱなしになるので、時々顔を上に向けるだけでも効果的だと思いますよ。

ミスをなくすには

チェック漏れを防ぐには、2人でダブルチェックするのが理想的ですが、職場の事情で難しい場合もありますよね。

自分一人でチェックするのなら、集中力がある時間帯に一気にチェックすると効率がよくチェック漏れも少ないです。

2回目のチェックは文末から逆にチェックしたり、時間を空けてチェックしたりするとミスを見つけやすいです。

ただ、長い時間続けていると、集中力が無くなって見落としが出てしまうので、適度に休憩をはさむのがよいですよ。

時間に余裕があるのなら、他の仕事の合間に少しずつやるのもよいかもしれませんね。

でも、ご飯のあとは眠くなるので、要注意です。

また、わたしの感覚なのですが、長い文章をチェックするときには、文を短く区切るとチェックするリズムがよくなる気がします。

数字の場合、桁の多いものは、カンマ区切りでチェックするようにしています。

紙に出力できないもので、パソコンの画面でチェックしなければいけないときは、カーソルやマウスポインターなどを目印にすると、チェックしている場所が分からなくなることを防げますよ。

仕事のケアレスミスについてはこちらを参考にして下さいね。

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わたしの体験談

目視チェックは疲れるし時間がかかるので、あまり歓迎されない仕事です。

わたしの以前の職場のことですが、みんなが嫌がる目視チェックの仕事が他部門からまわってきたことがありました。

A3サイズに細かい文字がびっしり書かれた印刷物の校正が複数件あって、数日かかる仕事でした。

ちょうどその頃のわたしは、雇止めになるかもしれないという危機に直面していたので、みんなが嫌がる仕事こそ頑張ろうと思って、必死になってやりました。

でも、慣れない仕事だったこともあり、目や首の疲れからひどい頭痛になってしまい、頭痛薬を飲みながら仕事をしました。

そしてついには、頭痛薬を飲んでも全く効かなくなってしまったのです。

すがる思いで病院に行ったのですが、仕事のことなど詳しく話してもいないのに、看護師さんに「仕事を断る勇気も必要よ」と全てお見通しのように慰めてもらいました。

はじめて行った病院だったのにもかかわらず、「なぜ看護師さんはわたしの事情が分かるのだろう」と驚いたのと同時に、温かい言葉に涙が出そうになりました。

幸いにも、その仕事は無事に終わり、1ヶ月後にはわたしの頭痛も何とか改善されました。

その数ヶ月後、結局は雇止めになりましたが、その時の看護師さんの優しい言葉は今でも忘れられません。

おわりに

チェック作業は単純な作業ですが、神経も使いますし体も疲れます。

簡単な作業なので評価もあまりされませんが、ミスは許されませんし大変な仕事だと思います。

でも、わたしのように体調を崩してしまったのでは元も子もないので、どんな仕事をするにも、自分の体をいたわることが大切なのですよね。