封筒に書類を入れるには封筒のサイズに合わせて書類を折りますよね。
書類をファイルに綴じなければならない時にはファイルのサイズに合わせて書類を折らなければなりません。
ただ折ればよいというわけではなく、受け取った相手やあとからファイルを見直したときに気持ちよく書類を見ることができるように折りたいですよね。
紙の折り方には封筒に入れる場合や大きな図面を折る場合など、たくさんの方法があります。
でも通常の事務作業ではA４サイズやA3サイズの用紙を目的に合わせて折ることが多いでしょう。
A４を三つ折りにする
事務職でよく使用する用紙や封筒はA4サイズの用紙や長3封筒ではないでしょうか。
用紙や封筒のサイズについて詳しくはこちらをご覧になって下さい。
長3封筒にA4用紙を入れるには、みなさん巻き三つ折りにしますよね。
この時に均一に3等分できないことが多くありませんか。
見積書や請求書のように様式のきまっているものであれば、あらかじめテンプレートに折り目の位置を印刷したり、どのラインで折ればよいか記憶できたりしますよね。
ただ、なにも目印がないものについては下図のようにふんわりと巻き三つ折りをつくり、一気に折ってしまうという方もいらっしゃるかと思います。
折るための補助具をつくる
いつも同じようにきれいな三つ折りをしたいなら、ひと手間加えてみましょう。
透明な下敷きやカードケースを使って紙を折るための補助になる道具を作ります。
カードケースはA4の書類が１、２枚入るもので硬質カードケースとか、カードケースハードタイプなどと呼ばれるものを使用します。
下敷きであれば透明か半透明で、堅い素材の方が使いやすいと思います。
どちらも百円ショップで手に入りますよ。
下敷きやカードケースにはあらかじめ、目印となるラインをつけます。
きっちり三つ折りにしたいのであれば、A４なら端から20㎝、B5なら端から17㎝の辺りに油性ペンなどで目印となるラインをつけます。
あとはそのラインに紙を合わせて置き、はみ出した部分を折るだけです。
【A4の場合】
自分の折りたいサイズにラインを付けておけば、どんな形にも応用できますよ。
【B5の場合】
A３を折る
A３用紙を折る場合、A４サイズに合わせることがほとんどでしょう。
ただ半分に折るのであれば中表にするか外表にするかだけですよね。
ファイルに綴じる必要があるのであれば、Z折りと言って中表に半分に折ったものの上側を外表に折り返します。
折る道具
大量に紙を折らなければならない場合、どうしますか。
手で折っていると指が痛くなるし、手の油分もなくなってきてしまいますよね。
以前、わたしは毎日書類や図面をたくさん折らなければならない仕事をしていたことがあります。
その時に使っていたのが、子供の離乳食を作るときの木製のすりこぎです。
子供も大きくなって離乳食作りもしないので、使わなくなったすりこぎを再利用したのです。
そのすりこぎを使って紙に折り目をつけていました。
すりこぎの表面はなめらかなので紙にダメージを与えませんし、15㎝くらいの短いものなので手に持ちやすく痛くもなりませんよ。
百円ショップにも木製のすりこぎ棒の小さいサイズが売っています。
専用の道具はもちろんあるのでしょうが、事務作業でちょっと使うくらいならすりこぎで代用できますよ。
おわりに
紙を折るときに失敗してしまうと、封筒に入らなかったり折り直して見栄えが悪くなったりしますよね。
ちょっとしたことではありますが、小さな工夫をして事務の効率化やストレスの軽減をして下さいね。
