仕事をしていると、一日中ずっと椅子に座ったままで動かないということはないですよね。
用事で席を立ったり、外出したりすることもありますよね。
そんなときにあなたが席にいない理由をまわりのひとが誰も知らなかったら、きっと困ってしまいますよね。
大騒ぎになって捜索されないように、席を外すときに気を付ける点についてお伝えします。
長時間席を外す場合
会議や外出など長時間にわたって席を外す場合は「〇時から〇時まで△△で席を外します」と時間と理由をかならずまわりの人に告げておきます。
外出の場合は行き先も伝えましょう。
行動予定表のホワイトボードなどがある職場なら、記入しておきます。
社内の管理ソフトがあればそちらに入力します。
卓上カレンダーや机上のプレートを利用して「外出しています」や「会議中です」といった案内をしておくとさらに分かりやすいですよ。
不在中に発生しそうな仕事や電話については、あらかじめほかの人に頼んでおきましょう。
私用の外出が許されるのであれば、職場のルールに従って許可をもらって外出しましょう。
少しの時間席を外す場合
トイレや郵便物の確認など少しの間席を外すときでも、一旦事務所から出る場合には、まわりの人に声掛けをしておくとよいですよ。
ほんの少しの時間でも、席にいない時に限って電話がかかったり頼まれごとをされたりするものなのです。
そんなとき、まわりの人にひとこと声をかけておくと大げさに捜されることもなく「すぐに戻りますよ」と言ってもらえますよ。
あなたの所在をはっきりさせることで、「どこかで、サボっているんじゃない？」と思われることもないので、あなた自身の信頼を守ることにもなります。
パソコンをロックする
席を外すときにはパソコンの画面はかならずロックしておきましょう。
総務・人事関連の仕事をしている人は絶対条件です。
総務・人事の仕事は個人情報や会社の機密情報を多く扱っていますので、情報漏洩を防止するためにかならず行いましょう。
すぐ近くにものを取りに行くだけとかコピーを取るだけといった場合でも注意しましょう。
もしも行った先で声を掛けられて話し込んでしまうようなことになると、その間はパソコンの画面が無防備な状態になってしまいます。
席を立つときには常に画面をロックする習慣をつけておくようにしましょう。
習慣になると無意識のうちにロックするようになりますよ。
ロックをしても誰でも解除できるのであれば意味がありませんので、解除のためのパスワードの設定も忘れずにしておきましょう。
帰ってきたとき
外出先や会議などから帰ってきたときには「ただいま戻りました」と周りに伝えましょう。
行動予定表に記入した場合は、忘れずに消しておきましょう。
社内の管理ソフトを使用しているなら在席に変更します。
机の上に伝言メモが置いてないか確認して、メモがあればすぐに対応します。
伝言メモを書いてくれた人にお礼を言い、内容を確認したことを告げます。
そして留守中にメールが入っていないか確認します。
留守中の仕事を依頼していた人には、帰ったことを告げてお礼を言います。
おわりに
あなたが何気なく席を外したつもりでも、まわりの人がその理由を知らなかったら対応に困ってしまいますよね。
ちょっとの時間でも捜されることはよくありますので、かならず行き先は誰かに伝えておく習慣をつけましょう。
ただ長時間席を外しているのに、誰からも気づかれずに捜してももらえないとしたら、それはそれで問題ではありますけれど。
