紙の補充は誰の仕事?プリンターの用紙がなくなったら。

コピー用紙の補充は大変 事務職
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職場の共有プリンターの用紙が無くなったら誰が補充していますか。

きっと多くの職場では、気が付いた人が用紙を補充することになっているのではないでしょうか。

でも、そのあいまいな「気が付いた人」という位置づけは、何かとトラブルやストレスの原因になってしまいますよね。

これからお伝えするちょっとしたヒントで、あなたの職場が少しでも働きやすくなりますように。

補充のタイミング

最近のプリンターはコピー機能やスキャナー機能を備えた複合機が多いですよね。

コピーをしたりプリントアウトしたりした時に、用紙がなくなってしまったら警告音が鳴って知らせてくれるので便利ですよね。

ちなみに、今のわたしの職場の複合機はとても古い機種で警告音が鳴らないタイプので、用紙切れで何も出力されないと、毎回複合機が壊れたかと焦ってしまいます。

コピー用紙の補充

用紙切れになったら、当然その時使用している人が用紙を補充すればよいのですが、何故かそうはいかないことが多いのですよね。

プリントアウトして複合機へ取りに行ったら用紙切れになっていたので補充すると、自分のプリントアウトした原稿の前に別の人がプリントアウトした原稿が大量に出力されるなんてことが結構あるのです。

誰の原稿か分かるものは、その担当者のところへ持って行くのですが、受け取った人はあまり悪びれた様子もなく「あっ、ども」という感じなのですよね。

補充の担当者

何となく、用紙の補充は自分がする頻度が高いと感じてしまうことはありませんか。

そんなことが続けばストレスがたまってしまいますよね。

グループ別や曜日別に担当者を決めるなど「気が付いた人」以外の方法もありますよね。

でも席が複合機の近くだったり、庶務的な仕事をしていたりすると、どうしても自分に負担がかかってしまいますよね。

そんなときは割り切って、用紙の補充を自分の仕事にしてしまうのも良いかもしれませんよ。

誰かがやるだろうと思いながらイライラするよりも、自分が管理してしまえば逆に気が楽になりますよ。

忙しいときに限って、コピー用紙の補充をしなければならないと大変なので、複合機の使用頻度が高い職場なら、朝一番に満杯にしておけばよいかもしれません。

ただ、複合機にまだ用紙が入っている状態で補充するときは、元々入っている用紙を一旦取り出してその下に新しい用紙を補充するようにしてください。

また、用紙トレーの満杯のラインを超えるくらい用紙をたくさん入れてしまうと、故障の原因になってしまいますので、用紙の入れすぎには注意してくださいね。

箱から出しにくい

コピー用紙は5冊や10冊単位で箱に入っていますよね。

箱は廃棄するという職場なら、少しくらいビリビリに破って開けてしまっても問題ないですし、コピー用紙も取り出しやすいので楽ですよね。

でも、コピー用紙の入っていた箱を再利用するのなら、箱を開ける時にきれいに開けなければいけませんよね。

コピー用紙を箱から取り出すときも、箱を破らないように注意しなければいけませんし、それだとコピー用紙が取り出しにくくないですか。

コピー用紙自体も折れたり曲がったりして傷つかないように扱わなければいけないのですが、箱とコピー用紙にはすき間があまりないので、手が痛くなって結構大変ですよね。

そんなときは、箱の一か所を開けたあと箱を倒しておしりを持ち上げると、中に入っているコピー用紙がすべり出てくるので取り出しやすいですよ。

コピー用紙は重いので、自分の重みですべり出てくるのです。

でも箱を傾けて用紙を出すときには、急に飛び出して用紙が痛んでしまわないように、ちゃんと手を添えてコピー用紙を受け止めて下さいね。

コピー用紙1
コピー用紙2

コピー用紙の包み紙

コピー用紙を包んでいる紙は丈夫なので、こちらも再利用できますよね。

再利用するのなら、包み紙を開けるときに破らないように気を付けなければいけません。

もちろんコピー用紙自体が折れたり破れたりしないように取り扱いには注意します。

包み紙を破らないようにするには、のり付けしてある部分のすき間から定規を差し込んでのりの部分をはがせば、少しはきれいに開けることができますよ。

きれいにはがした包み紙を細長く切れば、紙を束ねるときの帯に使うことができます 。

適当な幅に切って保存しておけば便利なのです。

裏面はコーティングされてつるつるしていますが、油性ペンなら文字を書くこともできます。

おわりに

職場で多くの人が使用するものは、誰かがちゃんと面倒を見ないとトラブルの元になってしまいますよね。

たかがコピー用紙の補充とは言っても、誰もが知らん顔をしていたら、仕事もスムーズにできないし気分もよくないですよね。

みんなが助け合える職場であるのが理想的ではありますが、マイペースな人が多いのも現実です。

ストレスのない職場で働きたいものですね。