大量の伝票や書類を整理するために、伝票番号の順番や会社名のあいうえお順などに並べ替えなければいけないことがあります。
数枚程度なら、すぐに終わってしまいますが、それが数十枚、数百枚となると大変なのです。
番号順やあいうえお順に並べ替える
保管した伝票や書類は、それを基に集計したり修正したりと、後から利用することも多いです。
そんな時に、何らかの順番に整理されていなければ、処理できませんし、必要な書類を探しても見つけられないことになります。
なので、一定のルールを決めて整理しておく必要がありますよね。
ナンバーの付いているものなら数字の順番に並べる、会社名で管理しているものはあいうえお順に並べるなどしておけば、分かりやすく保管できます。
自社で保管するならまだしも、順番に並べた成果物を、どこかに提出しなければいけないのなら、間違いがあっては大変なのです。
広い場所で並べ替える
並べ替えの作業をする時に、大きなテーブルなどの広い場所が使えるのなら、まずは大分類に分けてしまいます。
例えば3桁の番号なら、3桁目の百番台が０（1～９９）のものから９（９９９）のものまでの、それぞれ10個の大分類に分けます。
トランプ遊びでディーラーがカードを配るように、山を作っていくのです。
あいうえお順なら、頭文字が,、あ行からわ行までの10個の大分類の山になります。
その後、一つ目の山を2桁目の十番台でさらに分けて小分類の山を作ります。
後は、1桁目を順番に並べれば10個の大分類の一つ目の山の並べ替えが終わります。
残りの山も同じように並べ替えれば全体が完成です。
ただ、この方法は広い場所が必要なのと、立ち仕事になってしまうことが大変なところです。
狭い場所で並べ替える
わたしの仕事の中で、毎月伝票を並べ替える作業があります。
月初の伝票提出日に１ヶ月分の伝票が、各業者から提出されるので、並べ替えて集計処理をしています。
並べ替えは伝票内の項目にあるナンバーを基準にして若い順にしますが、伝票はA６サイズと小さいので、座ったままで机上で並べ替えの処理をしています。
ただ、狭い机の上なので、大分類の山を作ることはできません。
そこで、わたしのやっている方法は、まずは2つに分類することから始めます。
ナンバーは5桁なので、先頭の数字の1から４と５から９の2つの束に分けます。
次に5から9の束は脇によけておいて、１から４の束を分類します。
少ない枚数の場合は4つの束に分けますが、多い枚数の場合はさらに１と２，３と４というように2つに分けます。
後は、それぞれの束の中で、4桁目3桁目・・・・と順番に並べ替えるだけです。
伝票サイズが小さいので、机の上でも十分に並べ替えることができるのです。
ある程度ファイルで分類しておく
一度に大量のものを並べ替えるのは大変ですよね。
例えば、毎月少しずつ提出されるものを月末に並べ替えるのなら、日頃からある程度まで分類しておくと後の処理が楽になります。
あらかじめ大分類となるファイルや入れ物を用意して、提出されたものを保管するときには、それぞれの場所に入れ込んでおきます。
そのように保管しておくと、月末に小分類から並べ替えるだけでよいので、ずいぶんと楽です。
おわりに
番号順やあいうえお順など、並べ替える作業は面倒です。
間違いも起こりやすく、うっかり別の場所に保管してしまったら、後から探すのも大変です。
それに違う場所に入れ込んでしまうと、未提出と判断されてしまいます。
ちゃんと提出されているのに、自分のミスで相手にあらぬ疑いをかけてしまうことにもなりかねませんので、注意して行いたい作業なのです。
