事務仕事のケアレスミスを防ぐ。うっかりミスや凡ミスをなくしたい。

ケアレスミスを防ぐ 事務職
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どんな仕事でもミスは許されませんよね。

事務作業では単純作業も多いので、ちょっとしたミスをしてしまうことがあります。

何でもないようなミスでも、上司に叱られたり客先に迷惑をかけてしまったりしたのでは大変です。

集中して仕事をする

何事もそうなのでしょうが、仕事に集中して取り組むことがミスを防ぐことだと思います。

仕事をしているのに、頭の中では晩ご飯のメニューを考えたり、休みの日の過ごし方を考えたりしているとミスをしてしまうのですよね。

でも、いくら仕事中とは言っても、常に集中力を持続させるのは難しいので、少しくらいはぼんやりしている瞬間も必要なんじゃないかなとは思います。

ただ、資料を作成したりデータのチェックをしていたりする時には、そのことだけに集中しないとミスが起きてしまいます。

分かってはいるのですが、長時間集中力を保つのは大変なことです。

集中が切れそうになったら、休憩を入れるなどして頭を休めてから、また集中して仕事するといったように、メリハリを付けた方が効率も上がると思います。

チェック体制をつくる

定例の業務ならチェックリストを作成して、面倒でも確認作業の時間を作ると良いですよ。

慣れている仕事ほど、チェックリストで一つずつ確認していくと案外ミスが見つかるものなのですよね。

チェックリスト

チェックリストは同じ仕事をしている人の間での確認ミスを防ぐのにも有効なのですが注意も必要です。

以前の職場でのことですが、メンバー間のミスが多いので、上司の指示でチェックリストを作っていました。

それでもミスが起きるので、更にチェックリストが増えて仕事が煩雑になっていました。

ミスが減らない原因は、チェックリストがあってもチェックを忘れる人とか、仕事の確認のためのチェックリストなのに、確認は適当でチェックマークさえ入れておけばいいと思っている人などいろいろでした。

チェックリストを作ることで安心していたのではミスは減りませんし、結局は仕事に取り組む姿勢が一番大切なのかもしれませんね。

また、帳票などの数字のチェックならダブルチェックが効果的です。

入力データの目視チェックについてはこちらを参考にして下さいね。

書類や入力データを目視でチェックするときのコツや注意したいこと。
仕事で書類を作成したりデータを入力したりした時に、元の原稿やデータと間違いがないか確認するためのチェック作業は欠かせませんよね。誤字脱字などは、ある程度使っているソフトの校閲機能などでチェックできますが、それ以外は自分でチェックし...

自分の仕事を理解する

最も根本的な事ではありますが、自分の担当している仕事の内容を十分に理解していないとミスが起こってしまいます。

何のためにこの作業をやっているのか、入力しているデータがこの後どのように使われるのかなど、自分の仕事の目的が分かっていないと、どんなことに気を付けて仕事をすればよいのかは分かりません。

いくらチェックリストを作っても、的外れなチェックをしていたのでは役に立ちませんしね。

仕事を理解することで、作業の効率化も図れますしミスを減らすことにもつながります。

立て込んでいるときは、ひとつずつ片付ける

忙しい時に限って、何故だかわかりませんが仕事が集中するのですよね。

「定時までに、あれもこれも片付けなければならない」なんてときにはちょっとパニックになって、普段ならやらないようなミスをしてしまうことがありませんか。

わたしは2つ以上のことを同時にやるのが苦手です。

仕事でも何でもそうですが、一度にやると間違うし逆に時間がかかってしまうこともあります。

なので、優先順位をつけて、ひとつずつ確実に処理するようにしています。

同時進行した方が効率がよい時もありますが、わたし自身に関して言えば、ミスの確率が上がるのでなるべく避けるようにしています。

緊張する場面ではひと呼吸おく

大事なお客様にお茶出しをする時に限って、失敗してしまうなんてことはありませんか。

わたしは、ちょっと緊張する場面でのお茶出しする時には、ドアをノックする前に大きく深呼吸するようにしていました。

電話をかける前や取る前にも、ひと呼吸おくと落ち着いて対応できます。

上司に仕事などの報告をするときも、勢いで報告すると順序立てて話せなくなるので、ひと呼吸おいて気持ちを落ち着かせるようにします。

仕事が立て込んでいて忙しい時には、特にひと呼吸おくことが必要だと思います。

ひと呼吸おく

上司に叱られたり、同僚から嫌なことを言われたりしたときも、ひと呼吸置くと感情的になるのを少しでも防ぐことができて、仕事に悪影響を及ぼさないようにすることができます。

わたし自身の経験ですが、あわてて物事を処理しようとすると本当にろくなことはないのですよね。

メールの誤送信を防ぐ

わたしがメールの誤送信を防ぐためにやっているのが、宛先を最後に入力することです。

メール本文の誤字脱字はないか、相手先の部署や役職のチェック、添付ファイルの中身や添付忘れがないかなど、送信するまでにチェックしなければいけないことはたくさんあります。

全てのチェックが終わってあとは送信するだけという段階になってから、はじめて宛先を入力するようにしています。

そうすれば、文章の入力が途中だったり、添付ファイルを付け忘れたりした状態で相手にメールを送ってしまうことを防ぐことができます。

そうやって気をつけていても、送信ボタンをクリックした瞬間に「あ~っ」となってしまうこともありますが、余程のミスでもしない限り傷は浅くてすむのです。

おわりに

人間なのでミスをするのは当たり前だと思います。

でも、仕事ではミスは許されないのですよね。

笑って済ませることができる程度のミスならよいのでしょうが、ちょっとしたミスでも取り返しのつかないことになってしまったのでは大変です。

自分のミスは最小限にして、なるべく周りの人や会社に迷惑がかからないようにしたいですよね。