複写式の伝票は書きにくくて写りにくい。かすれずにきれいに書くには。

複写式伝票をきれいに書く 事務職
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伝票や帳票など、今では手書きのものは少なくなりました。

それでも、時々手書きで提出しなければいけない書類や伝票に出くわすことがあります。

そんな手書きの書類の中でも複写式になっているものは、わたしは力が弱いので書きにくくて苦手です。

わたしがいつも気を付けているのは、こんなことです。

郵送されたものや折り目のあるもの

複写式の用紙に折り目があると、きれいに書くことができません。

郵送されてきたものなどは2、3か所折り目がついているかと思います。

そのままでは書きにくいので、最初にていねいに折り目をのばしておきます。

付いている折り目と反対側に折り返すと真っすぐになります。

ただ、あまり強く折り返したりこすったりすると2枚目以降に跡がついてしまいますので、優しく取り扱います。

そして、折り目があると用紙全体がずれやすいので、複数枚ある用紙をきれいにそろえて書き始めます。

うっかり用紙がずれているままで記入してしまうと、下の用紙の枠外に文字がはみ出てしまうことになるので注意が必要なのです。

筆圧が必要

複写式の伝票は筆圧が必要な上に、書き間違いが許されないと思うと緊張して余計な力は入るし、いつもより下手な字になってしまうしと、なんだかとても書きにくいです。

多くの女性が、書く力が弱くて一番下の用紙にほとんど写っていなかったなんていう経験があると思います。

複写式伝票1

きれいに複写するには、出来るだけ力を入れてゆっくりと同じペースで書き進めるとよいと思います。

わたしは複写式の伝票を書くのはあまり好きではないので、無事に書き終わると大きなため息が出ます。

ボールペン

人によって好みが分かれるとは思いますが、わたしが普段使っているのは「三菱鉛筆のジェットストリーム」です。(一番お安いタイプのものです)

複写式の伝票などの筆圧が必要な時もしっかり書けます。

たくさん字を書くときだと「ゼブラのサラサクリップ」が楽に書けてよいのですが、筆圧をかけるようなときは、ちょっと書きにくく感じます。(あくまでも個人の感想です)

それに「サラサ」はインクが早くなくなるのですよね。

「ジェットストリーム」は書き味もよいので、ずっと使っています。

また、複写式の用紙に書く時には、あまりペン先が細いもので書くと、力を入れたときに用紙が破れてしまう危険性がありますので、その点も注意が必要です。

余談になりますが、「ジェットストリーム」にはペン先のサイズがいろいろあります。

わたしは仕事では「0.7mmボール」を使っています。

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文字を書くときの力加減がわたしにはちょうど良く、複写式の伝票なども書きやすいです。

ペン先のサイズが小さなもので「0.5mmボール」や「0.38mmボール」もあるので、細かい文字や細い線を書く時には「0.38mmボール」を使っています。

下敷きを使って書く

市販されている複写式の伝票だと、伝票自体に下敷きが付属されています。

多くの場合材質は厚紙なので、書きやすいということなのだと思います。

複写式伝票2

複写式の書類に記入しなければならないときは、下敷きがあった方が書きやすいのです。

ただ、硬くてつるつるした下敷きだと写りが悪くなります。

下敷きは複写式の伝票用に市販されているのものもありますが、厚紙で十分代用できますよ。

1mmくらいの厚みがあれば十分だと思います。

厚紙がなければコピー用紙を2〜3枚重ねたものでも大丈夫です。

ただ、下敷きが柔らかすぎると逆に写りが悪くなるので、適度な硬さも必要です。

筆圧には個人差がありますので、自分が一番書きやすい下敷きの厚みを知っておくとよいかもしれませんね。

訂正するとき

どんなに慎重に書いていても、書き間違ってしまうこともあります。

そんなときには、2重線を引いて近くに正しく記入して、全ての用紙に訂正印を押します。

ただ、届出先によっては訂正不可で書き直しとなることもあるので、もしも書き損じたときには確認した方がよいと思います。

また、写りが悪くて読めないようなときにも、もう一度上からなぞって書いたり、2枚目以降に直接記入したりしても問題ない場合もありますが、書き直さなければいけないケースもあります。

やはり、提出先に確認をして対応するのが確実です。

銀行関連の伝票や金額などの訂正については、書き直しとなることが多いと思いますので、記入の際には十分に注意することが必要なのです。

はんこを忘れずに押す

複写式の伝票などに押印欄があるときには、1枚目にはんこを押して安心せずに2枚目以降に押印欄がないか確認します。

よくあるのが、2枚目には押印欄がないのに3枚目やそれ以降に押印欄がある場合があります。

たまに、1枚目とは別の位置に押印欄があることもあります。

全ての用紙をめくって、押印欄がないかしっかり確認することも大切です。

おわりに

最近は手書きの書類が少なくなったので、複写式の伝票にはたまにしか遭遇しません。

書く機会が少ないので、余計にわたしの苦手意識は克服できないのかもしれません。

失敗が許されないという緊張感もあって、書くときに余計に力が入ります。

実際は失敗しても多くの場合は何とかなるので、気楽に書けば良いのですが、出来ればミスなく書きたいのですよね。