ビジネスフォンを上手に使う。職場の電話機で困ること。

電話機を上手に使う事務職

ビジネスフォンを使う時、操作方法が分からなければ、周りの人に聞くかマニュアルを読めばいいですよね。

でも、それ以外で使っていてちょっと困ることはありませんか。

使う人のマナーが悪いせいで、周りの人に不快感を与えてしまうこともあるのですよね。

毎日使うものなので、気持ちよく使いたいですよね。

受話器に付いた匂い

受話器の匂って気になりませんか。

複数の人が使う電話機なら、使った人の匂いが付いてしまうことも多いですよね。

香水を付けている人や、男性でも匂いの強い整髪料を使っている人だと、受話器に匂いが移ってしまいます。

電話機の匂い

こまめに拭くのが一番なのですが、使った人の目の前で拭くと感じが悪いので気を使いますよね。

また、唾液をたくさん飛ばす人が使った後の受話器をさわるのは恐怖でしかありません。

でも、そんなときに限って、不幸にも電話がかかってきて、電話に出なければいけなくなるのですよね。

電話機の汚れ

電話機本体も気付かないうちに汚れていますよね。

ボタンの多い電話機だと本体とボタンのすき間にほこりがたまってしまいます。

スピーカー部分も穴がたくさん開いているのでほこりや汚れが付きやすいです。

仕事に余裕がある時などに、気分転換も兼ねてゆっくり掃除すると、驚くほどきれいになるのです。

また、掃除していると、使ったことのないボタンを発見して、今まで知らなかった便利な機能に気付くことがあるかもしれませんよ。

電話機のコード

コードのある電話機だと、よくコードが絡みませんか。

わたしは絡んだコードが嫌なので、見つけたら必ず直していました。

受話器を外して受話器の重みで回転させれば、ちょっとした絡みは簡単に直ります。

また、何人もの手が加わって複雑に絡んでしまった場合でも、不規則になっている部分から少しずつほどいていけば元に戻すことができます。

でも、そうやって直してもすぐに誰かが絡ませてしまうのですけれどね。

あまりにも状態の悪いコードなら、コード自体を交換した方がよいかもしれません。

それから、わたしは使ったことはないのですが、コードを絡みにくくする便利な部品もあるようですよ。

Duttek 電話コード デタングラー 360度延長 回転 絡み防止 電話コード 固定ケーブル 2本 (デタングラー 白)
Duttek 電話コード デタングラー 360度延長 回転 絡み防止 電話コード 固定ケーブル 2本 (デタングラー 白)

テレフォンアーム(電話台)を使う

一つの電話機を複数人で使う時や、机の上を広く使いたい時には、テレフォンアーム(電話台)の上に電話機を設置すると便利ですよね。

高さがあって回転するタイプなら、机を向き合わせて仕事していても、どちら側の人も楽に電話機を使うことができます。

ただ、自分の近くで電話を使った後には、必ず電話台を定位置に戻すという、最低限のルールを守ることが大切なのです。

以前の職場で、正面に座っている人が自分の方に引き寄せて電話をするのはよいのですが、電話が終わっても元の位置に戻してくれなかったのですよね。

でも、電話がかかってくればわたしが出なければいけません。

そこで、わたしの手が届く位置まで、じわりじわりと元に戻していたという思い出があります。

着信音やライトの設定

電話がかかってきたときに内線か外線かが分からないと、名乗るときに不便ですよね。

多くの職場ではちゃんと設定されているとは思いますが、内線と外線で着信音を変えておけば間違いがありませんよね。

また、職場に電話機が何台もあって、自分の電話機が鳴っているのか他の担当者の電話機が鳴っているのか分からないことがあります。

そんな時にも着信音を変えておけば他の担当者の電話にあわてて出ることもなくなります。

ライトが設定できる電話機ならライトの色で判断することもできます。

時間や充電の確認

子機などコードレスの受話器だと、使っていないときには、本体や専用の台に設置しておきますよね。

でも、しっかり設置していないと十分に充電されていないことがあるのです。

先日、子機で電話をかけようとして「ピーピー」鳴るから何だろうと思ったら、電池切れでした。

台の上に、しっかり設置していなかったので充電されていなかったようなのです。

電話がかかってきたのなら、話の途中で切れてしまった危険性もありましたので、気を付けないといけないと反省したばかりです。

そんなときに限って、大切な相手先だったりしますからね。

日ごろから、ちゃんと設置するように気を付けて、電池マークも確認するようにしなければと思いました。

電話機の設定

また、電話機本体に内蔵されている時計も、現在時刻とズレがないか確認する習慣をつけておきます。

電話機の時計が間違っていたことが原因で、相手方とトラブルになってしまったのでは大変ですから。

おわりに

電話機は毎日使うものですし、仕事にはなくてはならないですよね。

大切に扱って、電話機のせいで仕事が失敗したなんてことにならないようにしたいものですよね。