事務職では、上司から仕事を依頼されることはよくあることです。
その時に、仕事の納期も伝えられると思います。
仕事の納期は必ず守らなければいけません。
でも、納期に遅れそうになかったら…… 一大事です。
仕事をたのまれたとき
上司や他の部門などから納期のある仕事をたのまれたときには、まず自分の今の手持ちの仕事量を考えて、その仕事を期限までに終わらせることができるかを判断するとよいですよ。
もし、納期が厳しいなと思ったら、その時点ではっきりと意思表示することが大切だと思います。
「え〜。いま忙しいのに〜。」と思いながらもしぶしぶ引き受けたのでは、納期に間に合わなくなってしまう可能性があります。
後になって、「間に合いませんでした」と言うよりは、引き受けた時に「今、○○の仕事をしているので、〇日後ならできます」と明確な理由と期日を伝えておけば、自分自身も楽になります。
納期より早く終わらせる
可能であれば言われた納期よりも早く終わらせる方が相手の印象が良くなります。
期限が3日間なら2日で、5時間なら4時間で仕事をすれば、頼んだ相手も「頑張ってくれたのだな」ときっと思ってくれるはずです。
毎月決まった締切日のある仕事ならペース配分がしやすいので、締切日よりも前の日には提出できるように心がけておくと、仕事を引き渡す相手に対しても親切だと思うのです。
わたしの今の仕事にも、納期のある仕事はたくさんあります。
わたしが提出してもらう立場のときには、期限よりも少しでも早く提出してもらえると、とてもありがたいです。
わたしが提出する立場のときには、締切日よりも前に提出するように心がけています 。
納期に遅れるとわかったら
頑張ってもその時々の事情でどうしても納期に間に合わせることができない場合もあります。
急ぎの仕事が入ったり、思っていたより仕事の内容が複雑だったりすると、初めに考えていた期限よりも時間がかかってしまうことになります。
そんなときは納期ぎりぎりになってから伝えるよりも、間に合わないと分かった時点で、相手に伝えてお詫びをします。
はっきりとした事情があればその時に伝えても良いと思いますが、自分の能力不足やペース配分の悪さのせいなら、あれこれ言い訳をしない方がかえってよいかと思います。
素直に謝れば問題ないと思うのです。
そして、あとどれくらいで仕事が完了するのかも伝えておくと、相手も納得してくれるはずです。
納期を守ればよいというものでもない
期限が迫っているからといって、仕事の内容が雑になってしまっては全く意味がないと思います。
最終的にしっかりと内容をチェックできる余裕も必要です。
ミスやエラーばかりでは、納期内に提出できたとしても、後から修正のために余計な時間がかかってしまうことになります。
「チェックできなかったけど、とりあえず納期に間に合ったのだからいいだろう」と思っていると、ミスがたくさん見つかって痛い目に合います。
最初にチェックの時間も含めて仕事のペース配分を決めておくと安心です。
わたし自身は、あわてて仕事をするとろくなことがないので、提出した後で心配にならないようにするためにも、なるべく余裕をもって仕事をするように心がけています。
納期を守り、仕事の内容も完璧にできて初めて、仕事を依頼してきた相手の信頼を得ることができると思うのです。
「いつでもいいから」の期限
よくあることなのですが、「時間のあるときに、いつでもいいからこれやっといて」といって仕事をたのまれることがあります。
案外簡単な仕事だったりするので、「暇なときにしよう」と思って後回しにしてしまいがちです。
でも、本当にいつでもいいと思っていつまでも先延ばしにしておくのは、よくないのですよね。
仕事を頼む相手もいつでもいいと言いながらも、いつになっても仕事が完了しなかったら「忘れられているのかな」と思って心配になります。
最優先させる必要もないとは思いますが、忘れないうちになるべく早く処理してしまう方が安心です。
わたしは最近特に物忘れが激しくて、「いつでもいい仕事」は忘れてしまう危険性が大なので、早めに処理するようにしています。
わざとゆっくりする人もいる
昔の同僚に仕事を依頼されても、すぐに取り掛からない人がいました。
それは「仕事がヒマだと思われたくないから」という理由からでした。
彼女の仕事量は少なくて実際にヒマそうだったのですが、それを周りに悟られないために、頼まれた仕事も納期ぎりぎりまでかけてゆっくりやっていました。
そうすることで「忙しい中、がんばって仕事しました」というアピールをしていたようです。
それも社会で生きていく中での、一つの考え方なのかもしれません。
でも、わたしは何となく腑に落ちないなと思いながら、一緒に仕事をしていました。
おわりに
納期や期限を決められると、仕事に追われるようでちょっとストレスを感じますが、その分集中力は増すように思います。
わたし自身はどちらかと言うとのんびりとした性格なので、納期があるくらいの方がかえってよいのかもしれないと思います。
とは言え急がされすぎるのも大変なので、できれば適度な忙しさがいいなと思うのは、勝手な言い分なのでしょうね。
