事務職女子が担当する総務の仕事といっても、その分類は企業によって大きく違います。
仕事の内容自体に変わりはありませんが、企業の規模や組織編制によってどこまでを担当するのかに違いが出てきます。
大企業であれば、総務部・経理部・人事部などに部門が分かれていますが、中小企業など小さな規模の企業になると総務部と人事部の仕事がひとつの部署だったり、さらに総務・経理・人事のすべてを一人で担当したりとその内容には差があります。
また、仕事の振り分けも企業によって違いがあります。
ここでは、一般的な総務部門の仕事の内容を総務・経理・人事にわけた場合の、総務の仕事内容についてご説明していきます。
文書管理
企業で扱う文書や書類は適正に保管し、不要になれば廃棄する必要があります。
文書には法律によって保管期間が定められているので、期間内であれば企業で保管をしなければなりませんし、期間を過ぎたものについては適切に廃棄しなければなりません。
総務の担当者は会社内の文書が適正に管理されているかを各部門に指導し監督するのが仕事です。
もちろん総務の仕事で発生する自分たちの文書も正しく管理する必要があります。
また、文書管理は紙媒体だけでなく電子データについても管理しなければなりません。
多くの場合社内に文書管理規定がありますので、その規定に則って管理します。
備品の管理・発注
企業で使用する備品を管理したり必要があれば購入したりします。
事務用品・切手や印紙などは、多くの企業で総務が一括購入し管理しています。
また、社内の事務機器の管理やメンテナンス、名刺の発注など業務に支障が出ないように迅速に対応します。
大企業でたくさん部署があるような場合には、備品の管理は各部署で担当し発注のみを総務が担当するケースもあります。
電話・来客対応
企業の代表電話は総務が担当していることが多いでしょう。
電話を掛けてきた相手にとっては、その企業の第一印象があなたの対応によって決まりますのでマナーを守り印象の良い電話対応を心がけましょう。
電話のマナーについて詳しくはこちらをご覧になってくださいね。
来客の対応も電話と同じくあなたが企業の顔となりますので、失礼のない対応が必要となります。
応接室の確保やお茶出し、急な来客では担当者に連絡をとってお客様を長くお待たせしないように対応します。
社内規定の作成と管理
社内規定とは会社が独自に決めた社内のルールで、主なものには就業規則や賃金規程などがあります。
担当者が内容を検討し、必要に応じて規定の作成や改定を行います。
総務事務の仕事としては決定された規程の文書データを修正したり、印刷して製本したりといった作業が発生します。
また、文書管理にあった文書管理規定も社内規定のひとつです。
社内規定について各部門や社員に周知徹底するために研修や教育を担当することもあります。
株主総会等
株式会社であれば、株主総会の準備と運営を担当します。
会場の手配や必要書類の作成、案内や記念品の準備など年間を通しても大きな行事のひとつです。
株主総会終了後には株主総会議事録を作成します。
役員の就退任など登記変更の手続きが必要な場合には、２週間以内に登記変更を行う必要がありますので迅速に処理します。
おわりに
企業によってはこの他にも、掃除や買い物といった雑務を任されることもあるかもしれません。
総務の仕事は幅広いものですが、企業の活動を円滑に進めるための業務を担っています。
従業員が気持ちよく働ける環境を整えることが一番の仕事であり、やりがいにつながるのではないでしょうか。
