事務仕事では多くの紙の書類を扱います。
日々の書類を整理するにはファイルに綴じることが多いと思いますが、綴じ穴のない書類だと自分で綴じる穴をあけなければいけません。
そんな時には、穴あけパンチを使って綴じる穴をあけることになります。
大事な書類の穴あけに失敗してしまうことのないように、穴あけパンチの使い方についてご説明します。
穴をあける前にすること
1〜2枚の書類に穴をあけるのなら問題はないでしょうが、たくさんの書類に一度に穴をあけなければならないとなると注意が必要です。
最初にすることは、書類の向きを確認することです。
たとえばクリップ止めされた書類に穴をあけるとします。
そのとき一番上の書類の向きと、中側の書類の向きが全て同じに揃っているとは限りません。
穴をあける前に全ての書類の向きが正しいか確認してから穴をあけます。
穴をあけた後になって、中の1枚だけ書類が逆向きになっていたことが分かったなら、とても悲惨なことになります。
また、サイズの違う書類が混ざっている場合には、ファイリングしたあとで見やすいように書類の向きを考えて穴をあけます。
同じサイズでも横向きの書類はどちら側に穴をあけるのか、 サイズの違う書類はそのままの折り方で穴をあけてよいのかなどの確認が必要になるのです。
ガイド付きとガイドなしの穴あけパンチ
職場の穴あけパンチに、位置合わせのガイドが付いているものなら便利ですよね。
穴をあけたい書類のサイズにガイドを合わせて紙をセットすれば、中心に穴をあけることができます。
また、書類の中にはガイドにない変形サイズの伝票類などもあります。
たびたび穴をあけるのであれば、ガイド自体にマジックなどでその伝票類専用の目印を付けておくと楽ですよ。
そして、穴あけパンチにはガイドの付いていないものもあります。
そんな場合には、書類の中心と穴あけパンチにある△印などの中心を合わせて穴をあけます。
書類に中心線などがなければ、穴をあけたい辺を半分にして、端にちょっとだけ折り目をつけて目印にします。
ただ、たくさんの書類に穴をあけなければいけないときは、そのたびに中心の目印用に折り目をつけるのは面倒ではあります。
できれば職場にひとつくらいは、ガイド付きの穴あけパンチがあったらいいですよね 。
きれいにあけるには
穴あけパンチできれいに穴をあけるには、書類が穴あけパンチの奥に突き当たるまでしっかり差し込まなければいけません。
この時に、うっかり書類を斜めに差し込んでしまうと穴の位置がずれて、ファイルに綴じたときに書類の端が揃わずにデコボコになってしまうのです。
几帳面な上司だと、きっと気になって仕方ないと思います。
そして、書類を差し込んだらずれないようにしっかり手で持って、ハンドル部分をガチャンと音がするまで思いきって押し下げます。
もし、力加減が中途半端だと、穴が貫通せずに抜きカスが書類側に残ってしまうので注意が必要です。
また、一度に穴をあける枚数にも注意します。
職場の穴あけパンチの最大能力が何枚くらいなのかを把握しておけばよいのでしょうが、だいたいは穴あけパンチ本体に余裕をもって差し込めるくらいの枚数がちょうどよいと思います。
いくら穴あけパンチにたくさん差し込めるからといって、きちきちの枚数を差し込んだなら、最後まできれいに穴があかなくてかえって手間がかかってしまうことになります。
たくさんの書類に穴をあけなければいけないときでも、面倒がらずに少しずつあけた方が結果的に早くきれいに作業ができるのです。
それに、穴あけパンチの能力以上の枚数をセットして穴をあけようとすると、結構な力が必要になりますしね。
抜きカスの処分
穴あけパンチをしばらく使っていたり、たくさん穴をあけたりすると、抜きカスがたまってきます。
たまってしまった抜きカスは、穴あけパンチの下側にあるカバーを外せば、取り出すことができます。
この時に注意したいのが、抜きカスは細かいので、うっかりあたりに散らかしてしまうと回収が大変なことです。
細かいせいか静電気でいろいろなところにくっついてしまったり、取ろうとしても手に付いてはなれなくなってしまったりでちょっとイライラしてしまうのです。
カバーを外す前に、あらかじめごみ箱やごみ袋など、抜きカスを受ける場所をしっかり確保してから、散らからないように処分するのが安全です。
もし抜きカスが散乱してしまったり、静電気などで取れにくかったりするときは、セロハンテープやガムテープなどを使ってペタペタとテープにくっつけて回収すると簡単ですよ。
また、抜きカスがたまりすぎると抜き穴が目詰まりしてしまいますので、定期的に捨てるように気を付けておくとよいですよ。
おわりに
間違って穴をあけてしまったり、曲がって穴をあけてしまったりするとちょっと取り返しのつかないことになってしまいます。
多くは社内保管用の書類なのであまり問題はないでしょうが、あけてしまった穴は元には戻らないので、書類の反対側に穴をあけないように注意したいものですよね。
また、あけたパンチ穴の補強については以下の記事を参考にして下さいね。
