仕事の書類や伝票をファイリングするときにパンチで穴をあけてファイルに綴じることが多いと思います。
最初のうちはよいのですが、繰り返し出し入れしたり内容の確認をしたりしていると、パンチ穴の部分が破れてきませんか。
大切な書類や伝票の破損や紛失を防ぐためにも、破れにくくする方法や破れてしまった時の穴の補修方法を知っておくことは大切なのです。
2穴（にけつ）ファイルの穴は破れやすい
職場では2穴のファイルを使っていることが多いですよね。
伝票などは初めから2つの穴があいているものもありますので、2穴ファイルに綴じることになります。
2穴ファイルは4穴ファイルやそれ以上の穴のファイルに比べると、中身の書類が動きやすいので穴に負担がかかって破れやすくなってしまうのです。
穴の破れを防止するためには4穴以上のファイルを使用したり、穴そのものをあけずにファイリングしたりする方法もありますが、実際の職場ではそれも中々難しいところですよね。
パンチ穴のあけ方も気をつけていないと、破れの原因になってしまいますので、こちらも参考にして下さいね。
また、客先などから受け取る伝票の中には、用紙の端のギリギリに穴があるものや、素材が薄い紙のものもあって、そんな伝票になると破れる確率も高くなってしまいます。
ストッパー付きのファイルを使う
ファイルには綴じた書類が動かないようにするための紙押さえが付いているものがあります。
リヒトラブのD型リングファイルやコクヨのDリングファイルはストッパー付なので便利です。
書類をファイルに綴じたら、付属のストッパーをスライドさせるだけてファイルの中の書類を固定することができるので簡単なのです。
書類が固定されれば、穴の部分に負担がかからないので破れ防止になります。
しっかり止まるので便利なのですが、多くの人が使うファイルだと、せっかくのストッパーを止め忘れる人がいるのですよね。
中には面倒なのでわざと止めない人もいるので困りものです。
ビニールパッチを貼る
気をつけてファイルを扱っていても、穴が破れてしまうこともあります。
そんな時は、だいたいビニールパッチを貼りますよね。
でも、ビニールパッチを貼ったせいで書類の本文がかくれてしまったなんてことはありませんか。
ビニールパッチは、多くの職場では白いドーナツ型のものを使用しているかと思います。
穴の近くに文字があると白いビニールパッチを貼ったせいで見えなくなることがあるので注意が必要なのですよね。
ビニールパッチには外径が小さいタイプもありますので、ちょっとあぶないなと思ったら、小さいタイプを貼った方が安全です。
また、透明タイプのビニールパッチもありますので、それなら本文が隠れてしまうことを気にすることなく安心して使用することができます。
いろいろなタイプのビニールパッチが職場に常備してあれば助かるのですよね。
ワンパッチスタンプ
コクヨのワンパッチスタンプという、パンチ穴を補強する道具があります。
わたしは使ったことはないのですが、挟んで貼るだけなのでとても便利そうですし、シールも透明なのがよいですね。
フタと本体の間に紙をはさんでスタンプのように押すとシールが貼れる仕組みになっています。
よく、ビニールパッチを貼ったのはいいけれど、穴からちょっとずれてしまったなんてことがありますが、このスタンプなら正確に貼ることができそうですね。
2穴タイプもあるので、それなら同時に2つシールが貼れてしまいます。
最初から穴を補強しておきたいときや、たくさんシールを貼らなければいけないときなどは便利ですよね。
ただ、ビニールパッチを貼りすぎると、穴の部分だけ厚みが出てしまうので、その点は注意が必要です。
いろいろなパンチ穴の補強シール
ビニールパッチにはドーナツ型ではなく、C型のものもあります。
ドーナツ型の一部分が欠けているので、穴が破れそうになっている書類をファイルに綴じたままの状態で補強ができるのです。
ちょっと補強したいときや、ファイルから外しにくいときなどは便利ですよね。
また、パンチ穴の補強シールには紙製のものもあります。
ビニール製に比べると強度は落ちるかもしれませんが、廃棄の時の分別が不要だったりシール自体に文字が記入できたりするので、用途に応じて使い分けるのもよいかもしれませんね。
おわりに
パンチ穴の補修は事務職に携わる人なら、誰もが経験していることだと思います。
穴に負荷がかかって、最初にあけたサイズよりも穴が大きくなってしまったり、穴が破れて書類のかけらが行方不明になってしまったりすると、別の紙で補強しなければならないこともありますよね。
出力したり、コピーしたりして差替えのできる書類ならよいのですが、原本だとボロボロになっても何とか補修しなければいけません。
そんな時、ビニールパッチには本当に助けられるのです。
