事務の仕事では伝票処理が必ずあります。
伝票処理の伝票とは、多くの場合、会計伝票のことを指すのですが、事務処理をしていると会計伝票以外にも多くの伝票が存在しています。
IT化が進んでいるはずなのに、相変わらず紙の伝票や帳票があるのです。
煩雑な処理である上に、間違いは許されない伝票処理や帳票処理についてお伝えします。
ミスなく処理するには
伝票が自分のところに回ってきたら、担当者がいる場合はすぐに担当者に渡します。
上司の承認が必要な場合は回覧や持ち回りで承認してもらっておきます。
また、まとめて処理する場合は、受け取ったら一時保管する場所を決めておきます。
伝票を受け取ったけれど今は忙しいから後で処理しようと思って、そのままポンと机の上に置いておくと他の書類に紛れてしまう危険性があります。
間違っても伝票の存在を忘れてしまって、処理が遅れてしまうことのないようにします。
特に締め切りのあるものや、処理の期間が決まっているものは、うっかり忘れてしまうことのないように常に確認する習慣を身につけることが必要なのです。
一定のルールを決める
伝票の処理や保管にはルールを決めておく必要があります。
入力が必要なものや、保管して後から見返す必要のあるものなど、伝票によって処理の仕方が違います。
保管するのなら、日付順にするのか 、昇順か降順か、業者別にするのかといったように決まり事を作って処理をします。
自社の伝票類なら大きさもそろっているので保管も簡単ですが、取引先から受け取る伝票になるとそれぞれ様式がちがうので、まとめて保管しにくい場合があります。
細長く小さな伝票とA4サイズの伝票を一緒に保管するのは難しいですし、後から見返す必要があるのなら探しにくいのです。
そんな場合、取引先別に保管すれば伝票のサイズは同じなのでスッキリします。
また、全て一緒に保管するのであれば、小さな伝票はA4の紙に貼りつけて大きな伝票に大きさを合わせると保管しやすくなります。
大量の伝票の枚数を数える
伝票処理の中で、大量の伝票の枚数を数えなければいけないことがあります。
伝票の枚数を数えるには指サックやメクールなどを使うと紙がめくりやすくなりますよ。
そして、正確な枚数を数えるには、最低でも2回以上数える必要があります。
他に担当者がいるのであれば、2人で数えると楽ですし、照合も早いです。
でも、複数回数えると毎回数えた枚数が違ってしまうこともよくあります。
調子が悪い日などは、何回も数えたあげく、結局最初の枚数が正しかったなんてこともあるのです。
そんなことにならないように、10枚や50枚など区切りのよいところにふせんなどでしるしをつけておくと間違いが見つけやすくなります。
また、大量の伝票の枚数を数えているときにかぎって、話しかけられたり電話がかかってきたりすることがあります。
あと少しのところまで数えていたのに、中断すると枚数がわからなくなってしまうのです。
そんなときも、区切りのよいところにしるしがあると安心です。
たとえわからなくなってしまったとしても区切りのところから数え直せばよいので、絶望しなくてすむのですよ。
ナンバリングして管理する
会計伝票以外にも会社独自の伝票や帳票があります。
伝票類は番号管理されているものがほとんどだと思いますが、帳票類は番号管理されていないものもあって、分類や並べ替えが難しい場合があります。
そのような帳票は処理するときにナンバリングして管理すると楽ですよ。
ナンバリングする番号は年間の通し番号にしたり、日付と通し番号を組み合わせたりと、自分が管理しやすいように番号を付けるとよいですよ。
それにナンバリングすれば、枚数を数える必要もなくなります。
たくさんの帳票を処理するのなら、ナンバリング用のスタンプは、ナンバリングすると自動で数字が繰り上がるタイプのものが楽ですよ。
ただ、ナンバリング用のスタンプは押すときの音が大きいのが難点です。
わたしは以前の職場で、毎日何百枚もの帳票にナンバリングしていました。
ガチャガチャとわたし自身は楽しくナンバリングしていたのですが、今思えば押すときの音が大きいので周りの人はちょっと迷惑だったかもしれません。
あまりため込まない
処理しなければいけない伝票がたくさんあるのなら、あまりため込まないうちに処理した方が楽ですよ。
それでなくても、たくさんあってユウウツになるのだから、ある程度たまったら処理する習慣をつけておきます。
処理する曜日を決めておくとか、月の中ごろに処理するとか、自分の中でスケジュールを決めておけば、締め切り前に、半泣きで処理することはなくなると思います。
後回しにすればするほど、苦しみは増大してしまうのです。
おわりに
わたしの長年の経験ですが、伝票類はとにかくすぐに処理してしまうのが一番です。
「担当者に渡す」「入力する」「一時保管する」など伝票を受け取ったら次の処理が必ずあるはずです。
特に小さな伝票は行方不明になりがちです。
伝票の処理は後からにしようと思って机のすみに置いていると、ミスがおこってしまいます。
とりあえず、次の処理をして目の前からなくしてしまうことが、伝票処理でミスをなくす一番の方法だと思うのです。
