事務仕事でのメモの取り方。電話や仕事を依頼されたとき。

メモの取り方 事務職
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仕事中に電話がかかってくると、必ずメモを取りますよね。

簡単な取り次ぎだけでも、相手の会社名や名前などをメモしなければ忘れてしまうこともあります。

でも、せっかくメモをしたのに、要点を書き忘れたなんてことになったのでは意味がありません。

ちょっとしたメモでも、気を付けておきたいことは意外に多いのです。

メモを取る場面

仕事中に上司に呼ばれたら、必ずメモとペンを持って行く習慣を付けておくようにすると、あわてなくてよいですよ。

また、新しい仕事や機器の操作方法などを教えてもらうときも、簡単なことでも必ずメモをするようにしておくと忘れることがありません。

電話が鳴ったときも、利き手と反対の手で受話器を取って、利き手ですぐにメモが出来る準備をしておきます。

ミーティングや会議などに参加するときには、筆記用具は必要不可欠ですよね。

とりあえず、仕事中は自分の記憶力を過信せずに、何でも書き留めるようにしておくと安心です。

仕事を依頼してきた相手も、言ったことが本当に伝わっているのかとか、ちゃんと覚えてくれたのかとか、不安に思っているかもしれません。

メモを取る姿勢を見せるだけでも、相手から信頼してもらえると思うのです。

そして、メモを取った後で復唱すれば、更に相手に安心してもらうことができます。

メモする

速記でメモする

わたしが小学生のころ、父親が速記の勉強をしていました。

速記は、人の話している内容を簡単な記号のようなもので書くので、たくさんの文字を素早く書くことができるのです。

当時は、今のようなICレコーダーは普及していませんでしたので、新聞記者などジャーナリストの人たちは口述された内容を速記で記録していました。

父親の机の上には、ふにゃふにゃの速記文字がいっぱいに書かれた紙があったことをよく覚えています。

速記ができれば聞いたことを書ききれなかったなんてこともないでしょうし、他人に見られた時でも何が書かれているか分からないので、きっと便利でしょうね。

メモに書く内容

一般的に言われていることではありますが、メモに書くときは5W1Hを意識しておくと書き洩らしがなくなります。

重要な項目は印を付けるなどして、忘れないようにする工夫をするとよいですよ。

書くのが追い付かないときは、単語のみとか数字のみとかでもよいので、ポイントになる重要な事柄だけは書いておくように気を付けます。

仕事の依頼などは納期や提出方法など、確認すべき事柄を必ずメモに書く習慣をつけておくと、もし相手が言い忘れたとしても聞き出すことができるようになります。

また、自分流の速記文字のようなものを作っておくと便利ですよ。

SNSで使われている略語のような感覚で、自分に分かる略語や記号があれば書く速度が上がります。

たとえば、一般的に使われているものですが、会議は「MTG」と表したり、役職名を部長は「B」 、課長は「K」と表したりするなど、自分が日ごろよく使う言葉をルール決めしておくのです。

他人が見たらよく分からないメモでも、自分さえわかればよいのですから。

メモ帳

メモを取ったあと

相手の話したことを全て書くのは不可能なので、メモを取ったら忘れないうちに内容を整理しておく事が大切です。

メモを取ったのはいいけれど、忙しいので先に別の仕事をしてしまうことがあります。

でも、しばらく経ってからメモを見返すと、自分で書いたのに意味がよく分からないなんてこともあります。

特にわたしのように年を取ると記憶が新しいうちに整理しておかないと、ちょっと時間が経つだけできれいさっぱり忘れてしまいます。

また、聞いたのにメモすることを忘れたり、書いたことが分からなくなったりしたときには、すぐに相手に確認するようにします。

聞いてからあまり時間が経っていないのなら、相手もそんなに不快に思わないでしょうし、大惨事にもならないと思います。

そして、どこにメモを書いたのかわからなくなった、なんてことにならないように、出来るだけ同じメモ帳を使うようにするとよいですよ。

とは言え、あわてて電話に出たせいで手元にメモ帳がなくて、とりあえずそばにあった書類の端っこにメモすることはよくありますが。

メモ帳と手帳

わたしは仕事のメモ帳は廃紙などの裏紙をA6サイズに切ったものを集めて使っています。

書いたメモは、ちょっとした伝言や頼まれごとなどの場合は、要件が済んだら廃棄しています。

大切な事項の場合には、メモに書いた内容を別のスケジュール表に入力したり、まとめたりしています。

仕事で使うメモ帳に関しては、とりあえず覚書として記入する一時的なものとしています。

会議や講習など書き込む内容が多い場面では、手帳を使うようにしています。

おわりに

どんなに些細なことでも、「さっき聞いたのに何だったっけ?」と言うことはよくあると思います。

私生活でのことなら笑い話ですむかもしれませんが、仕事上ではちょっとした聞き忘れや伝え忘れが大きなトラブルになってしまうこともあります。

とりあえず何でもメモしておくという習慣は、決して悪いことではないと思うのです 。