インデックスラベル(インデックスシール)をきれいに貼って管理する。

インデックスをきれいに貼る 事務職

社内の保管用ファイルや客先に提出する資料に、インデックスラベルを付けることがありますよね。

インデックス部分は書類よりもはみ出して目立つので、できればきれいに作成したいものです。

いろいろなインデックスラベル

インデックスラベルには100円ショップでも買える小さなシートタイプのものから、書類と同じ大きさでタブが付いているものまでいろいろなものがあります。

色や、サイズが違うもの、材質の違いなど種類も豊富ですよね。

保護フィルムが付属しているものは、耐久性もあって見た目もきれいに出来るのでよく使っています。

ただ、保護フィルムが付属しているものには、印刷ができるものと手書きのみのものがあるので、選ぶ際には注意が必要です。

また、月別の管理なら、ラベルに始めから「月」が印刷してあるものを使うのも良いですよ。

それなら数字を記入するだけでよいので楽なのです。

インデックスラベル

インデックスは破れやすい

インデックスは本体よりも飛び出しているので、傷みやすいですよね。

角が折れたり、破れて取れたりしやすいのです。

ファイル戸棚の中にインデックスだけ取れて落ちているなんてこともよくあります。

インデックスラベルの貼りつけが弱くてラベルだけ取れてしまうこともありますが、貼っている部分の紙ごと破れてしまうことも多いです。

それに、目印のために付けているものなので、人の手が触れることも多くて、そのため汚れが付きやすくて変色もしやすいですね。

また、インデックスラベルを書類に直接貼ると、インデックスがやぶれてしまったときに、書類の大切な部分まで一緒に破れてしてしまうと大変です。

書類の破損を防ぎたいときには、書類と同じサイズの用紙をインデックス用の台紙にしてインデックスシールを貼ります。

そうすれば、仮にインデックスがやぶれてしまっても、その用紙を作り直せばよいので書類自体に影響はありません。

ただ、インデックスがたくさんあるとそれだけ紙の枚数が増えるので、ファイルの厚みが出てしまうのが欠点です。

インデックス仕切りカード

キングファイルを購入するとインデックス仕切りカードが5枚付属されています。

このタイプのものなら、厚みのある紙ですし、本体とつながっているので破れにくいですよね。

プリンターによっては(リコーや富士ゼロックスなど)直接印刷できる機種もあります。

また、全体がポリプロピレンのものや、タブの部分がラミネート加工されているものもあります。

耐久性を重視するのなら、あとから貼りつけるインデックスラベルよりインデックス仕切りカードの方がよいですね。

パソコンでインデックスラベルに印刷する

大量にインデックスを作成しなければいけなかったり、客先に提出するためにきれいな仕上がりにしなければいけなかったりする場合、パソコンでインデックスラベルに印刷するときれいです。

パソコン印刷に対応したラベルを購入すると、専用の無料アプリがダウンロードできます。

手書きも暖かみがあってよいのですが、たくさんインデックスラベルを貼った場合は、印刷された文字が整然と並んでいると見た目がきれいなのですよね。

ただ、印刷するには、専用のインデックスラベルを購入したりアプリをダウンロードしたりと、事前の準備が必要です。

アプリの使い方を覚えなければいけませんし、プリンターの機種に合わせて印刷のコツをつかむ必要もあります。

インデックスラベルは小さいので、印刷が1㎜でもずれると、仕上がりに影響が出てしまうのですよね。

ズレの調節に時間がかかってしまって、結局は手で書いた方が早かったなんてこともありますので、状況に合わせて検討してみるとよいですよ。

でも、慣れてしまえば、とても便利です。

ファイルインデックス

ラベルライター

テプラやネームランドなどのラベルライターでインデックスを作ることもできます。

枠やイラストも挿入できるので、目立たせたいときにはよいですよね。

長い文字を入れたい時、市販のラベルだと枠からはみ出さないか気を付けなければいけませんし、入りきらないこともあります。

でもラベルライターならサイズが自由なので、作成するには楽かもしれません。

きれいに貼る

インデックスラベルをきれいに作ったら、貼るときに失敗したくないですよね。

仕上がりをきれいに見せるには、等間隔で真っすぐに貼ることが第一です。

ラベルを同じサイズにしたり色を揃えたりすると、統一感が出せます。

また、はみ出し部分を同じ幅にすることも大切です。

目印を決めて貼るとゆがんだり、ガタガタしたりして不揃いになるのを防ぐことができます。

そして、ラベルを折り返して貼るときに、曲がったりはみ出したりしないように丁寧に貼ることも大切です。

わたしが使っているのは、はみ出し部分が一定になるインデックスラベルです。

位置が合わせやすいように折り目が付いているので、楽に貼れるのです。

パソコンで印刷も出来ますし、上から別売りの保護シートを貼れば、仕上がりがきれいです。

Bitly
Bitly

あとから保護する

保護フィルム付きのインデックスラベルもありますが、すでに貼ってあるインデックスを保護したいなら、後から保護フィルムを貼る方法もあります。

インデックスラベルのサイズに合った保護フィルムを購入して上から貼りつければよいのです。

また、見た目を気にしない社内用のファイルなら、セロハンテープで代用することもできます。

インデックスラベル自体の保護以外に、インデックスラベルと貼っている紙の境目部分を補強しておくと、破れにくくなります。

おわりに

インデックスラベルは小さなものなので、扱いにはちょっとしたコツが必要です。

細かい作業が嫌いな人には、面倒な作業かもしれませんね。

種類もたくさんあるので、自分が使いやすいものを選ぶとよいと思います。