上司に仕事を頼まれたのに、自分の仕事が忙しくてうっかり忘れてしまったなんてことはありませんか。
ちょっとした頼まれ事ならともかく、大事な仕事だったなら大問題ですよね。
頼まれた仕事を忘れてまわりに迷惑をかけないように、日ごろから防衛策を取っておくことが大切なのです。
頼まれた仕事はすぐに片付けてしまう
仕事を頼まれたとき、自分の仕事に余裕があるのなら、すぐに片付けてしまうのが一番です。
「いつでもいいからやっといて」と言われて頼まれるような仕事だと、特に忘れてしまいがちです。
わたしは仕事をため込むことが苦手なので、あまり時間がかからない仕事に関しては、片っ端から片付けてしまうタイプです。
いつでもできる仕事こそ、早めに手放したいのです。
その方が、時間のかかる仕事にじっくり向き合うことができると思うのです。
メモする
仕事を頼まれてもすぐに取り掛かれないときには、とりあえずメモなどで形に残すようにしておくと安心です。
近頃のわたしは記憶力に衰えがあるので、自分の頭の中以外の場所に残しておかないと、最悪の場合、頼まれたことすら忘れてしまいます。
でもせっかくメモしても、メモした紙を見なかったりメモ自体を無くしてしまったりしたのでは意味がありませんよね。
そこで、メモは常に目にする場所に貼っておくようにしています。
仕事のメモを貼る場所を決めておいたり、パソコン画面に貼りつけておいたりすると忘れにくいです。
ただ、メモを貼っていてもその上から別のメモを貼ってしまうと見えなくなりますし、はがれてなくなってしまう危険性もあるので注意が必要です。
それに、長い期間メモが貼ってあると、それが当たり前の状態になってしまって、物としてメモを認識していても、肝心の書かれている内容は見えていないなんてことも起きてしまうのです。（わたしの場合ですが）
スケジュール管理する
頼まれた仕事が、数日後や数週間後にやらなければいけないような内容なら、紛失の恐れのあるメモは避けて、スケジュールの中に組み込んでしまった方が安全です。
メールソフトや無料アプリなど、スケジュール管理ができるものはたくさんありますよね。
仕事を頼まれたら、すぐに自分のスケジュールに入力する習慣を付けておけば、忘れてしまうことを防げます。
そして、スケジュール管理をする場合、何を使って管理するかは自分の使いやすいものを選ぶのが一番だと思います。
わたしが以前勤めていた職場では会社独自のシステムがあって、仕事のスケジュールを入力するようになっていましたが、ちょっと使いにくかったので、大まかな部分だけで使うようにしていました。
細々とした仕事の管理は、自分用にExcelでスケジュール表を作って別に管理していました。
それなら、個人的なスケジュールを入力することが出来ますし、システム管理者に見られてしまう心配もありませんからね。
ひとり事務のわたしの場合
わたしの今の仕事はひとり事務なので、仕事を忘れてしまっても誰も指摘してくれる人はいません。
60歳を過ぎて忘れることも多くなってきたので、仕事に関しては特に注意するようにしています。
年齢を言い訳にできませんからね。
そこで、ちょっとしたメモ書きが出来るカレンダーと、Excelで自分用に作ったスケジュール表を使って2重に管理しています。
手書きのカレンダーには特に重要な用件を書き込んでいます。
Excelのスケジュール表には仕事のジャンル別に項目を分けて入力します。
それぞれ仕事が終わったら消し込みをして、一日の仕事に漏れがないようにしています。
残してしまった仕事があれば、翌日のスケジュールに忘れないように記入しておきます。
ちなみにExcelのスケジュール表は1つのシートが１年分になっているので、シートをそのままコピーして翌年も使うようにしています。
それだと年に数回しかない仕事があっても、前年の履歴が残っているので、うっかり忘れてしまうことがないのです。
おわりに
仕事をメモやスケジュール表で管理をしていても、それを見ないと役に立ちませんよね。
必ず毎日確認することも、仕事を忘れないようにする大切な作業なのだと思うのです。
毎朝、今日のスケジュールを確認して、仕事終わりに翌日のスケジュールを立てる習慣が、当たり前のことですが、一番大切なのかもしれませんね。
