求人に応募するときに履歴書や職務経歴書を郵送しなければならないことがあります。
そんなとき、書類だけを封筒に入れて送ったのではその時点であなたの評価が下がってしまいますよ。
履歴書や職務経歴書を郵送するには送付状を入れて送りましょう。
送付状の作成は難しくありませんので、ポイントを押さえてあなたの評価をアップさせましょう。
送付状に記入すること。
送付状を作成するには、最低限記入しなければならない項目があります。
以下のような送付状を作成するための注意点をご説明しますね。
説明の内容はパソコンで作成する方法ですが、手書きでも問題ありません。
まず日付を入力しますが、作成した日にちではなく実際に発送する日にちを入力します。
間違って作成日を入力しないようにね。
日付を入力したら右詰めにします。（❶）
１行スペース行を入れて相手先の名前を入力します。
左端から会社名、改行して１文字分スペースを空けて所属部署名、改行して名前を入力しますが、所属部署名の終わりと名前の終わりの位置を揃えるか名前の方が右にずれるように入力します。（❷）
次に１行スペース行を入れたら自分の住所と名前を入力します。
住所と名前は右端揃えにしたあと、それぞれの後ろに１文字分スペースを入れます。
郵便番号は住所のあたまに揃えるか、１文字分左側に入力します。（❸）
１行または２行スペース行を入れタイトルを入力します。
タイトルは「○○職応募の件」や「応募書類の送付について」といったものにします。
タイトルを入力したら中央揃えにして１行または２行スペース行を入れます。（❹）
次に本文ですが、はじめにあいさつ文を入力します。
あいさつ文はサンプルの文章以外に
「拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
といった表現もできます。
また時候に合わせたあいさつ文もありますが、サンプルの文章であればどの季節にも使用できますので便利ですよ。
次に何に応募したくて応募書類を送付したのかを入力します。
送付状には応募の経緯を簡単に入力する程度で良いと思います。
サンプルにはありませんが、
「さて、このたび貴社ホームページの採用情報を拝見し○○職に応募…」
「このたび貴社が転職情報サイト〇○○に掲載されていました○○職に応募…」
「さて、このたびハローワーク○○の紹介により○○職に応募…」
といったように応募した経緯を入力すると分かりやすいでしょう。
その時に志望動機や経歴を入力してもよいのですが、履歴書の方に志望動機や経歴を記入していますので入力しなくても大丈夫です。
ビジネスシーンに於いて受け取った送付状は大事に保管するものではなく、内容の確認が終われば捨ててしまうものなので。
でも、あなたの熱意を伝えたいと思うのであれば送付状にも志望動機や経歴を記入して最大限にアピールして下さい。
一番大切なのはあなたの気持ちを企業に伝えることですから。
そして最後に面接の機会をいただきたいとのお願いをして「敬具」を右端に入力します。
Wordで作成するのであれば「拝啓」と入力すると自動的に「敬具」が右端に入力されますよ。（❺）
１行または２行スペース行を入れ「記」と入力します。
こちらも「記」と入力すると自動的に「以上」が右端に入力され「記」が中央揃えになります。
「記」の下に１行スペース行を入れて同封した書類の内容を入力します。
サンプルのように各書類の名前と同封している枚数のはじめと終わりを揃えるときれいに見えます。（❻）
一度作成して保存しておけば、変更箇所を入力するだけで何度でも作成できますよ。
おわりに。
履歴書や職務経歴書を作成するだけでも時間がかかるのに、送付状まで作成するのは大変だと思われるかもしれません。
けれども仕事をしていく上では必ず送付状は作成するものなので覚えておくときっと役に立ちますよ。
それにパソコンでテンプレートを作成しておけば、次からは送付状の作成もあまり苦にはならないと思いますのでがんばって下さいね。
発送する方法についてはこちらを参考にして下さい。
