求人に応募するとき、まずは書類選考があるものや面接の前にあらかじめ履歴書の送付を求められるケースがあります。
その場合あなたがどんな風に履歴書を送付してきたのかを、採用者側は厳しくチェックをしています。
履歴書を郵送すること自体はそんなに難しいことではありません。
けれどもちょっとしたミスであなたの評価を下げてしまうことのないように、注意点をまとめましたので確認して下さいね。
送付状を作成します
書類を送付するにはかならず送付状を付けます。
送付する封筒の中身が「いつ」、「誰に」、「誰から」、「どんな書類」なのか分かるように送付状を作成します。
送付状は送り状や添え状、カバーレターとも呼ばれています。
送付状を付けることは、ビジネスマナーの基本ですし今後の仕事にも役立ちますので正しく理解しておきましょう。
送付状の作成は手書きとパソコンどちらでも良いでしょう。
手書きであれば丁寧に書かれている送付状からあなたの気持ちが伝わるでしょう。
パソコンで作成すればスキルをアピールすることができます。
求人の内容や企業の雰囲気、あなたの気持ちなどから手書きとパソコンのどちらがよいのか判断して下さいね。
送付状の詳しい作成方法についてはこちらで詳しくご案内していますので参考にして下さい。
封筒の種類と書き方
封筒は白色か茶色の封筒で履歴書などの書類を折らずに入れられるサイズを準備しましょう。
履歴書を購入した時に一緒に入っている封筒が書類を折らずに入れられるサイズであればその封筒を使用しましょう。
宛名書きは誤字があると大変失礼になりますので気を付けて記入します。
特に企業名や部署、担当者名は細心の注意を払って記入しましょう。
複合ビル内の企業などは住所が長く書くのが面倒だし書きにくいでしょうが、住所の記入は番地やビルの名前などを省略せずに全て書きましょう。
また企業名を「株式会社」⇒「(株)」 「有限会社」⇒「(有)」といったように略して書かないようにしましょう。
敬称は送り先の宛名が会社名や部署名であれば「〇〇〇 御中」と、採用担当者の名前があれば「〇〇 様」と記入します。
そして書類の中身が分かるようにするために、封筒の左下側に赤い文字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入し四角で囲みます。
封筒の裏側にはあなたの住所氏名を丁寧に記入します。
❶ 郵便番号を記入します。郵便番号欄がなければ右上に記入します。
❷ 住所は番地やビル名などを略さず全て記入します。
❸ （株）や（有）といったように略さずに記入します。
❹ 企業や部署宛は「御中」、個人宛は「様」とします。
採用担当者名の場合は「様」とします。
❺ 「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤で記入し赤枠で囲みます。
❻ 封をしたら「乄」（しめ）や「〆」（しめ）と記入します。
❼ 自分の郵便番号を記入しますが郵便番号欄がなければ住所の上に記入します。
❽ 自分の住所も略さずに記入します。
❾ 発送する日付を記入します。
封筒へ入れる順番と方法
書類は上から送付状・履歴書・職務経歴書の順番にしますがハローワークからの紹介状がある場合は送付状の次に紹介状を入れます。
書類が折れてしまったり雨などの水分で汚れてしまったりしないように無地のクリアファイルに入れます。
書類をクリアファイルに入れたら封筒と書類を表側にして上下の向きを揃えます。
そのままの向きで封筒の中に書類を入れます。
書類を入れたら封筒の口がはがれないように念入りにのり付けをしましょう。
セロテープやシールだけで封をするのは送付の途中ではがれてしまう危険があるので避けたほうがよいでしょう。
封をとじたら境目に「乄」（しめ）や「〆」（しめ）と記入します。
「乄」や「〆」は「締」の略字で確かに封をしましたという印です。
書き順はカタカナの「メ」と同じです。
1画目の書きおわりを上にはねるようにして2画目を書くと上手に書けますよ。
最後に切手は家で重さを測って金額を調べて貼ってもよいのですが、何かの手違いで料金不足になってしまっては大変です。
万が一のことを考えれば少し面倒でも郵便局の窓口から発送してもらうのが安心です。
おわりに
書類を発送するのにもいろいろなルールがあります。
大切な履歴書が企業に届いたときに少しでもよい印象を与えられるように、出来る限りのことはやっておきましょうね。
