取引先やコールセンターなどに、電話で問い合わせをする機会はたくさんあります。
急ぎの用件なら、メールよりも電話の方が速く回答をもらえますからね。
でも、電話を切ったあとになって、聞き忘れたことを思い出してしまうこともありますよね。
もう一回電話するのは、ちょっと勇気がいるのです。
聞きたい内容を書き出しておく
電話をかける前に、何を聞かなければいけないのかをはっきりさせておく必要があります。
問い合わせる項目が複数ある場合は、メモに質問を書き出しておくと聞き忘れることを防ぐことができます。
また、書き出した質問の下側にはスペースを空けておいて、回答を書き込むようにしておきます。
そうすれば、質問がたくさんあったとしても、回答を書き込むスペースが埋まっていなければ回答をもらえていないことが確認できます。
メモの順番に質問したとしても、相手の回答は順番通りとは限りませんので、スペースが目印になって、質問漏れを防ぐことが出来るのです。
予備の質問も用意する
電話で問い合わせをして、相手の回答をもらっても、その内容によっては、新たな疑問が発生することもあります。
「１の回答の場合はAの質問」「２の回答の場合はBの質問」といったように、いろいろなケースを想定して、聞かなければいけないことを考えておけば、質問の漏れを防ぐことができます。
電話をかける前に、頭の中でシミュレーションしてみるとスムーズかもしれません。
かけ直すとき
しっかり準備して問い合わせをしても、電話を切ったあとで落ち着いて考えてみると疑問点が沸いてくることもあります。
また、他の人から「これ、聞いてくれた」と後になってから言われることもあります。
そうなると、もう一度かけ直さなければいけません。
コールセンターのように問い合わせを専門としているところにかけるのなら、何度かけてもあまり気にはなりませんが、取引先などだとちょっとかけにくいですよね。
とは言え、電話しないわけにはいきません。
かける時に「何度も申し訳ございませんが…」と最初に断っておけば、2回目くらいなら大丈夫だと思います。
仮に3回目の電話をかけてしまっても許してもらえるでしょうけれど、なるべくならかけ直すのは2回目で終わらせておきたいですよね。
つながりにくい相手先
中々つながらないコールセンターってありますよね。
長い長い保留音を聞かされていると、ちょっとイライラしてしまいます。
そんなところに問い合わせをするのなら、絶対に1回で済ませたいですよね。
やっとつながった電話で問い合わせをして、切ったあとで聞き忘れを思い出しても、もう一度かけ直すには、気力と体力が必要になりますからね。
また、取引先の人などに問い合わせをする場合、2回目の電話の時には相手が会議に入ってしまったり、帰宅してしまったりしたなどして、タイミングがずれてしまうこともあるのです。
最悪の場合、あと一つ確認するだけで済むのに、結局次の日まで確認できなかったなんてことになってしまうのです。
かけ直したら違う相手
コールセンターでは、かけ直すと最初の相手と違う人になるケースが多いですよね。
違う相手だと、問い合わせの内容によっては、用件を最初から伝え直さなければならないこともあります。
問い合わせの電話をした時には、相手の人が名乗ってくれることがほとんどだと思いますので、名前はメモしておくとよいと思います。
相手を指名することができるのなら、2回目でもスムーズですよね。
取引先に問い合わせる場合でも、対応してくれた人が知らない人でも、名前を聞いておけばかけ直した時に安心です。
とは言え、最初の人と違う人が出たとしても、対応はしてくれるので問題はないのですけれどね。
おわりに
問い合わせの電話をかけ直すことは、ちょっと勇気が必要ですよね。
普段の会話なら問題ないのに、電話だと緊張してしまってうっかり聞き忘れてしまうことも多いのです。
電話口で頭が真っ白にならないように、気を付けたいですよね。
