履歴書を提出するときのマナーとして、クリアファイルに入れるように指導されませんでしたか。
また、普段仕事をしていても、書類をクリアファイルに入れる機会は多いですよね。
何気なく使っているクリアファイルですが、ちょっとした注意も必要です。
クリアファイル？クリアホルダー？
仕事やプライベートでも使う場面の多いクリアファイルですが、商品名がクリアホルダーとなっているものを見かけませんか。
クリアファイルという呼び名は和製英語だそうで、英語で表すとクリアファイルホルダー（clear file folder）となるとか。
そのためなのか、メーカーによって普段わたしたちが使い慣れているクリアファイルの名称が使われているものもあれば、クリアホルダーの名称が使われているものもあるので混乱してしまいますよね。
また、「日本ファイル・バインダー協会」（そんな協会があるのですね）のHPを見ると、一般的に使われているクリアホルダーの形のものは【ホルダー】、ポケットや書類などたくさんのものをまとめてとじるものが【ファイル】と名称がついていました。
ちなみに下の絵の形のものは【フォルダー】となっていました。
協会に所属しているメーカーでは、クリアホルダーの名称を使っているようです。
協会の方々には申し訳ないのですが、この記事内では一般的に浸透しているクリアファイルの名称を使わせていただきますね。
クリアファイルの色
一般的なクリアファイルは“クリア”という名称でも、半透明の乳白色ですよね。
半透明ではあっても、中に入れた書類の内容を表から確認することはできますので、十分“クリア”ではありますが。
クリアファイルの種類には高透明の商品もあって、それなら濁りがないのできれいです。
また、色付きのものは分別に便利ですし、あまり中身が見えない方が良い場合は逆に色付きの方かよいかもしれません。
用途によって使い分けるとよいですよね。
そして、ノベルティでもクリアファイルを頂くことがありますよね。
クリアファイルの全面に、イラストや会社の情報が印刷されているものだと、中に入れた書類を確認することができなくてクリアじゃないですよね。
イベントでもらったりグッズとして買ったりしたものは、本来の書類をはさむ目的よりも、印刷された図柄を楽しむことの方が目的になっている場合が多いですよね。
クリアファイルに履歴書や書類を入れる時の向き
履歴書や書類をクリアファイルに入れる時、どの向きが正しいのか悩みませんか。
絶対的なルールがあるわけではないようですが、一般的には上側と右側が開く向きで書類などを挟み込むパターンが多いです。
そうすると半円形の切り込みが右上側にくるので、右手で書類を取り出しやすくなります。
切り込みがある側が、表側のようですよ。
また、横書きの書類の時には上側と左側が開く向きで書類を入れます。
そうするとクリアファイルに入れたまま書類を確認しても、下側が閉じている側なので中身が落ちてしまう危険がありません。
ただ、職場や人によってはさむ方向が違うことがあります。
もし、職場でルールが決まっていたり、慣習があったりするのであれば、自分の入れ方と違っていても、ルールに従って入れるようにするのが無難です。
クリアファイルを使い回す
クリアファイルは使い回しできるので便利ですよね。
ただ、書類を受け取った時に、あまりにも使い込まれて汚れたクリアファイルに入っていると、正直なところあまり気持ちよくないですよね。
大切な書類のときや大切な相手に書類を渡すときには新品を準備して、決して使い回しのクリアファイルに入れないように十分注意します。
当然ですが、履歴書を入れるには、使い回しのクリアファイルは絶対に避けた方がよいですよ。
一見きれいそうでも、気付かない汚れがあるかもしれませんので、新品を使った方が安心です。
また、他社の社名や絵柄のあるものについては、渡す相手を考えて使わなければ余計なトラブルを招いてしまう恐れがあります。
上司や社外の人には、透明のクリアファイルを使うのが無難です。
クリアファイルの厚みの違い
クリアファイルの厚みは、通常は0.2㎜ですが、少し丈夫なタイプのものになると0.5㎜のものもあります。
厚みがあるために重量も少し重くなるので、郵送するときには通常の厚みのものより料金が高くなる場合があるので注意が必要です。
履歴書を送る時も、自分で重量を量る場合は、クリアファイルも含めた状態で量らないと料金不足になってしまう恐れがありますので、気を付けて下さいね。
0.2㎜よりも薄いタイプのものは軽くてよいのですが、書類の保護はあまり期待できませんよね。
せいぜい濡れない程度なので、中に入れた書類が折れてしまう危険性はあります。
わたしが以前勤めていた職場では、郵便料金の節約と購入担当者の好みのために薄いクリアファイルを使わなければいけませんでした。
同僚の営業マンは、客先にカタログなどを送付する際、薄いクリアファイルを使うことに、ちょっと抵抗があったようですが。
おわりに
仕事でも、プライベートでもクリアファイルは馴染みの文房具ですね。
イベントのグッズや特典で手に入れたクリアファイルになると、自分にとってはお宝ですよね。
わたしも、もったいなくて使えないクリアファイルを何枚か持っているので、専用のファイルに入れて保存するのもよいかなと思っています。
