急いで仕事をしていて、うっかり書類や伝票を破いてしまうことがあります。
自分の作った簡単な書類なら作り直せばよいだけなのですが、大切な書類だと大変です。
テープで貼りつけて終わりならよいのですけれど。
提出する書類や伝票を破ってしまった
破れてしまった書類や伝票が、自分で保管するものならあまり問題はないかもしれません。
でも、その書類や伝票を他部署や他社に提出するのなら、対策が必要になります。
仮にきれいに補修できたとしても、相手先には破れたことを正直に伝えた方が感じが良いですよね。
ちょっと端が破れたくらいのものなら、お詫びのメモを添えるだけで大丈夫かもしれません。
でも、破損が大きい場合には、相手先にお詫びをすると共に、補修した書類や伝票が有効なのかを確認しておくと安心です。
補修した書類が無効なら、再発行になる可能性もありますから。
復元可能なのか
書類や伝票の端がちょっと破れてしまったり折れ曲がったりした程度なら、何とか元通りになりそうですよね。
怖いのは、落とした書類を取ろうとしたときに運悪く椅子のキャスターで引いてしまったとか、コピー機のＡＤＦに詰まらせてしまってしわくちゃにしてしまったなんて時です。
キャスターで引いてしまって黒い跡が残ったり破れてしまったりしたのでは、きれいに復元出来る希望は薄いですよね。
ADFに詰まらせてしまったら、取り出す時に破れてしまうこともあります。
詰まった時に書類が蛇腹のようにしわくちゃになることもありますよね。
必死に伸ばしても、元通りにできる可能性は低いのです。
複製する
復元できない場合には複製します。
データがあるのなら出力すれば済みますが、データが無いような書類や伝票は破ってしまったり、傷めてしまったりしたものを利用するしかありません。
書類に汚れがあるのなら出来るだけ落として、しわはきれいに伸ばし破れはテープで補強します。
それをコピーして差替え用の書類とします。
ただ、しわをしっかり伸ばしておかないとコピーしたときに黒い影が出来てしまいます。
時間に余裕があるのなら、平らな面に書類を置いて上から重しを置いて数日間放置すれば、少しはしわが気にならなくなります。
テープで補強するときもズレに注意してテープが写り込まないように裏側から貼りつけるようにします。
コピーで限界がある場合は、スキャンして一度画像データにしてから、画像ソフトで影や貼りつけ跡を削除するという方法もあります。
補修する
複製できない伝票や原本などの場合は補修するしかありません。
セロハンテープを貼るのなら書類や伝票の裏側からしわが出来ないように丁寧に貼ります。
ただ、セロハンテープは劣化が早いので書類や伝票の保管年数なども考慮しておく必要があります。
長く保管する物や表側に貼らなければいけない状態なら、メンディングテープを貼ると安心です。
劣化も少ないですし、貼った上から文字も書けますしね。
また、本を補修する専用のテープを利用するという方法もあります。
再発行する
補修が出来ない場合や、重要な書類の場合は再発行することになります。
自分の会社で再発行できるのならよいのですが、他社の作成した書類や伝票だと再発行を依頼しなければいけません。
書類に承認印など必要な場合だと、本当に憂鬱になりますよね。
また、再発行時には再発行の日付や担当者印が必要など、再発行のルールが決められている場合もあります。
それらが守られていなければ、書類が無効になる危険性もあります。
そもそも再発行自体が認められていないものもありますので、注意が必要です。
おわりに
決して悪意があって書類や伝票を傷めてしまう訳ではありませんよね。
一所懸命仕事をしていた結果、不幸にして起こるアクシデントなのです。
