書類が郵送されてくると、書類と一緒に送付状(添え状)が添付されていますよね。
ただ、必要なのは書類なので、送付状が入っていてもチラッと見るだけで、そのまま捨ててしまうことが多いのではないでしょうか。
送付状は添え物のようなものなので、あまり重要に考えていない方も多いですよね。
でも、送付状には多くの情報が含まれています。
ちゃんと中身を確認すると、大切なことが書かれているかもしれませんよ。
送付状で宛先の確認
自分が書類を送るときには、いろいろと気を付けて送付状を作成するかと思います。
でも、届いた書類の送付状をじっくりチェックすることはあまりないのではないですか。
届いた封書の中身で大切なのは書類の方で、送付状はおまけのような感じがありますよね。
とは言っても、送付状に重要なことが書かれている場合もありますよ。
まずは宛名を確認して自社や自分の職場に届いたものかをチェックします。
あまりないことですが、封筒の宛名は自社でも中身が間違っていることがあるかもしれません。
どんなときでも宛名のチェックは大切なのです。
送付状を見ながら封筒に入っている中身の確認をする
宛名の確認をしたら、中身や部数がちゃんとそろっているか、送付状で確認しておきます。
「記書き」と言って、「記」と書かれている下に内容物が記入されています。
多くの場合「記書き」には、封筒に入っている書類名と部数が記入されています。
「記書き」に書かれているのに中身がそろっていない場合は、すぐに相手先に問い合わせます。
対応が早ければ、後になって「送った」「受け取っていない」といったような、トラブルを防ぐこともできます。
相手の情報のチェック
中身の確認をしたら、送付状に書いてある相手の住所や部署名、担当者名に変更がないかチェックします。
年に数回しか取引がない企業のような場合なら、必ずチェックしておくとよいですよ 。
知らないうちに情報が変わっていることも、意外と多いのです。
特に相手先が大きな企業だと部署も多いので、微妙に部署名などが変わっていることがよくあります。
「○○係」から「○○グループ」といったようにあまり影響のない変更もあります。
ちょっとした変更だと相手先から連絡がない場合もありますので、常に確認するように意識しておくとよいですよ。
次にこちらから書類を送るときに、部署名が変わったことに気付かずに古い部署名のまま発送するのと、すぐに気付いて新しい部署名で発送するのでは、相手が受ける印象がずいぶんと違ってきます。
そして、担当者名ですが、一人ではなく複数名書かれている場合があります。
担当者が不在の場合などの対応として、アシスタント名などが書かれていることがあるのですが、このアシスタントが代わることがよくあるのです。
日常的な問い合わせなどはアシスタントの人に連絡することが多いと思いますので、担当者名もしっかりチェックして変更がないか気を付けておきたいところです。
変更の情報は自社の中で共有する
もし、部署名や担当者名に変更があった場合には、社内の住所録などの登録リストを変更して、自社の中で情報を共有するようにしておきます。
総務部門は変更を知っていて、営業部門が知らなかったのではあまり意味がありませんよね。
常に相手に対して新しい情報で対応することができれば、相手先にとっても気持ちのいいことだと思うのです。
わたしがやっていることなのですが、毎月届く書類については、送付状を一か月保管するようにしています。
新しい書類が届いたら、当月分と前月分の送付状の内容を照合して、部署名や担当者名に変更がなかったら前月分を破棄するようにしています。
そうすることで常に相手の新しい情報を知ることができて、安心なのです。
文章が添えられていることがある
送付状をよく見ると、一言添えられていることがあります。
ちょっとしたあいさつのことばなら問題ないのですが、大事な内容が書かれているのにうっかり見落としてしまうと大変です。
請求書などは入金の期日が記入されていることがありますので、注意が必要です。
また、振込先の情報が記載されていることもあります。
もし、記載があれば、請求書と送付状の情報に間違いがないか、チェックすることも大切です。
定型文の送付状でも、一応目を通して一文が添えられていないか確認するように習慣づけるとよいですよ。
おわりに
送付状をチェックすると、新しい発見もあります。
時には送られてきた送付状のデザインや書き方などで、感じの良いものもあります。
良いものは参考にして、自社の送付状にも取り入れていきたいですよね。
送付状をただの添え物と思わずに、じっくりながめてみるのもよいと思うのです。
