業務マニュアルの作成。仕事の効率化と転職への準備のために。

業務マニュアルの作成 事務職
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あなたの仕事の業務マニュアルはありますか?

毎日行っている仕事をマニュアル化してみると、たくさんの気づきがありますよ。

すでに業務マニュアルがある人も、定期的に見直すと業務の改善につながります。

特にあなたが転職を考えているなら、業務マニュアルを作成しておけば引継ぎがスムーズに進みますよ。

マイタスク運動

もう30年以上も前のことですが、わたしが新卒で就職した会社では「マイタスク運動」といって女子社員の仕事をマニュアル化する活動が行われていました。

当時の女子社員といえば、数年間会社勤めをしたら結婚や出産で退職して家庭に入るのが一般的でした。

そのために、やっと仕事を覚えて慣れたと思った頃に辞めていくので、引継ぎも頻繁に行われていて業務に支障がでることも多かったのです。

そこで、女子社員一人一人が自分の仕事の手順を書き出して一冊のファイルにしておけば、誰にでも仕事の内容が分かるとの思いから「マイタスク運動」というものができたのです。

マニュアル

わたしの勤めていた会社でも「マイタスク運動」が取り入れられていたのでした。

業務マニュアルの必要性

わたしが入社した時代は、女子社員は結婚するまでの腰かけで、仕事は「お茶くみとコピー取り」なんて言われていました。

でも、「マイタスク運動」によって、実際に仕事を書き出してみると実にたくさんあることが分かりました。

特に小さな仕事や頻度の少ない仕事などはその担当者しか知らないような内容のことが多く、マニュアルを作成することで可視化することができました。

わたしは若い時にそんな経験をしていたので、今でも自分の仕事の手順書を作成する習慣があります。

それは、他の人のためでもありますが、自分自身のためでもあるのです。

仕事の効率化

業務マニュアルを作成すると、自分の仕事の改善点が見えてきます。

不要な作業や簡素化できる作業が見つかれば改善して仕事の効率化を図ることができます。

また、マニュアルを作成することで仕事の目的が理解でき、何が重要でどこに注意しなければいけないのかがわかるので、ミスを減らすことにもつながります。

今の仕事にやりがいが感じられないという人でも、業務マニュアルを作成すると、自分がどれだけ大切な仕事を任せられているかを再認識することができますよ。

仕事の引継ぎ

これから転職や退職を考えている人は、ぜひ業務マニュアルを作成してください。

仕事の引継ぎがスムーズになりますので、引継ぎが終わらなくてなかなか辞めることができないなんてことを避けられますよ。

引継ぎを受ける後任者にとっても、業務マニュアルがあれば強い味方になるはずです。

引き継ぎ

分かりやすい業務マニュアル

いくら業務マニュアルを作成しても、その内容が読んでもよく分からないものでは役に立ちませんよね。

わたしが今までに見てきた業務マニュアルは分かりにくいものが多かったです。

特に分かりにくのは、文章だけで書かれているものや、要点しか書かれていないものです。

業務のフローチャートがあれば分かりやすいですし、要点以外の細かい手順を書いておくことも必要だと思います。

たとえば事務作業なら、実際に使用する伝票のコピーや保管場所、データであればファイル名や操作画面のコピーなどを業務マニュアルに加えるとよいと思います。

視覚的に分かるものを貼付したり、細かい情報などは一覧表にするなどしたりすれば、より分かりやすい業務マニュアルになると思います。

おわりに

業務マニュアルの必要性については多くの方が理解されていることだとは思いますが、実際に作成するとなるとやはり大変ですよね。

忙しい毎日の業務の中で10分や20分でよいので、少しずつでも作成していけばきっとよい業務マニュアルが完成すると思いますよ。