一般事務の求人を見ていると、仕事内容の中に「会議室の準備」と書かれているものがあります。
準備といっても、何をするのか具体的にわからなくて不安に思いませんか。
長年事務で働いてきたわたしが、今までに行ってきた会議室の準備はこんな感じです。
会議室の種類
会議室といっても、会社によってその大きさや形態は様々です。
会議室が一つしかない会社もあれば、会社内に大中小と複数の会議室や応接室がある場合もあります。
４～５人なら小会議室、５０人以上なら大会議室など、会議に参加する人数によって使い分けます。
資料を置くことも出来ないくらい会議室に人がいっぱいだったり、逆に少人数なのに広すぎる会議室を使ったりすると、会議に集中することができなくなります。
会議に参加する人数に合わせた、適度な広さの会議室を準備することが大切なのです。
また、会議室を複数の職場で使っている場合には、ダブルブッキングが起きないように注意しなければいけません。
会社によって会議室の予約方法に違いはありますが、予約システムが整っていれば安心ですね。
会議室の確保
毎月の定例会議の準備や、上司から「○○日に会議するからお願いね」と言われた時には、会議室の確保が必要です。
自社内で会議するのであれば、社内の予約システムなどを使って空き状況を調べます。
事前に会議に出席する人数と、社内会議なのか社外の人も参加するのかや、会議の開始時間と終了時間などを確認しておきます。
それによって、確保する会議室が大会議室か小会議室なのか、応接室でも大丈夫かなどの判断をします。
株主総会や大規模なセミナーなどで自社内で行うのが難しい場合は、貸会議室や広い会場を予約します。
社外の人が参加する場合や重要な会議だったり、準備や片付けに時間がかかったりするような場合には、実際の会議の時間よりも、前後に長めに予約をしておくと安心です。
会議の連絡
会議の日程を担当者が参加者に連絡するのなら、事務員の仕事は会議室の準備だけでよいのですが、中には、連絡もしなければいけない場合があります。
担当者や関係先に事前連絡をして出欠確認を取り、会議前日には再度連絡をして会議の予定を相手が忘れてしまうことのないようにします。
会議の日程自体が決まっていない場合だと、参加者それぞれの都合を聞いて会議日の調整をしなければいけないので、ちょっと大変です。
会議室の準備
会議でホワイトボードを使用する場合には事前にチェックが必要です。
ホワイトボードの表面に消し残しが無いようにきれいに拭いて、マーカーはちゃんと書けるか、色は揃っているか、イレーザーは機能するかなどを確認しておきます。
プロジェクターを使う場合やリモート会議の場合は、機器のセッティングやネットワークの状態を確認しておく必要があります。
また、テーブルの拭き掃除をした場合は拭きあとに注意します。
きれいに拭いたつもりでも、違う角度から見ると拭きあとがしっかり残っていることがありますので、気になる場合はから拭きをしておきます。
テーブルの配置が曲がっていないか、がたつきがないかなどのチェックをして、アジャスター付きのテーブルなら調節して水平にしておきます。
椅子の確認もして軽く拭き掃除をしておきます。
最後に、あらかじめ冷暖房を入れて、会議室の室温が快適な状態にしておきます。
会議資料の準備と配布
紙の資料がある場合、あらかじめ配布しておくのか、会議室にセッティングするのか、始まってから配るのかなど確認します。
資料は人数分あるか、資料の中身に不足がないかの確認もしておきます。
また、資料自体を作成しなければいけない場合もあります。
その時には会議までに間に合うように作成し、紙で配布する場合は不足がないように印刷して準備しておきます。
また、席札を設置する場合は、席札に表記する役職名や名前に間違いがないか十分に注意する必要があります。
特に社外からの出席者は、役職名が変更になっている場合もあるので、事前に確認して準備します。
会議中のお茶出し
会議室の準備の仕事は、会議が始まってからもあります。
お茶を出す必要がある場合は、担当者に何を出すのか、人数は何人か、出すタイミングはいつかなどをあらかじめ確認しておきます。
ペットボトルのお茶でよいのであれば、会議の始まる前にセッティングしておきます。
紙コップが必要であれば、ペットボトルと一緒にセットしておきます。
会議終了後
会議が終了したら、会議室内に忘れ物がないか確認し、借り物があれば返却します。
掃除をして、テーブルや椅子の配置を整えてすぐに次の人が使える状態にしておきます。
空調設備や照明を切ることも忘れないようにしておきます。
会議が立て込んでいて、急いで掃除しなければいけない場合もありますので、手際よく対応できるようにします。
おわりに
会議室の準備と言っても、会社の規模や会議の内容によって準備するものは違ってきます。
最近ではオンライン会議も増えていますので、注意しなければいけないことも変わっていくのでしょうね。
いずれにしても他の事務仕事と同じように、社員の人がスムーズに気持ちよく会議できるようにサポートしていくことが一番大切なのだと思います。
