事務作業では、数字を入力する機会が意外に多いのですよね。
それも大量に入力しなければいけないこともあります。
数字の入力ミスは、ちょっと間違っただけでも一大事になることもあるので、注意しておきたい仕事なのです。
紙に出力してチェックする
データを入力したら、入力内容に間違いがないか、入力元の書類と入力後のパソコン画面で確認しますよね。
データの量が少なければそれで問題はないでしょうが、大量のデータをチェックしなければいけないときは、画面で確認していると、ミスに気づきにくいですし何より目が疲れてしまいます。
入力したデータを紙に出力して、元データの書類と二つ並べてチェックすれば、楽にチェックできます。
そして入力データを出力するときに、チェックの必要がある部分だけ範囲指定して出力すればチェックしやすいですし、紙やインクの無駄も防げます。
手計算と照合する
伝票などで数字を入力して集計する必要がある場合は、面倒ですが、あらかじめ電卓で手計算して集計結果を出しておきます。
その後入力して、パソコン上での集計結果と手計算の集計結果が合えば入力に間違いがないことが分かります。
わたしは毎月この方法で処理している仕事があります。
入力と手計算の集計結果が合わなければ、どちらかが間違っているということなのですが、結果が合えば入力に間違いがないと確信が持てます。
ただ、結果が合わなかった時が大変なのですが。
大体は手計算が間違っているので、何度も電卓をたたくことになります。
調子が悪い時は、計算すればするほど、違う集計結果になって地獄のような作業になってしまいます。
入力する環境を整える
データホルダー（書見台）を利用して資料を入力しやすい場所に置くと、入力も楽になりますし入力ミスも減ると思います。
ガイド付きのホルダーなら、入力場所も分かりやすく書類がしっかり止まります。
また、画面やキーボードを置く場所を整えて、入力作業に集中できるようにしておきたいですよね。
入力しやすい環境になれば作業が楽になりますし、その結果入力ミスも減るのではないかと思います。
タイピング練習をする
タッチタイピング（手元を見ないで入力する）を習得するのも良いです。
数字は10個のキーだけなので、文字入力でタッチタイピングを習得するよりは比較的楽だと思います。
テンキーの数字の「５」には、触っただけで分かるように突起が付いています。
「５」のキーに右手の中指を置いて、「４」は人差し指「６」は薬指を置きます。
この状態をホームポジションと呼ぶのですが、他の数字を入力しても、常にこの3本の指をこの位置に戻すのです。
例えば「１」と「７」は人差し指で「４」の位置から上下に動かすだけでよいのです。
他の数字も同じようにホームポジションの位置から上下させるだけです。
タッチタイピングが出来るようになると、視線は書類とパソゴン画面を行き来するだけなので、身体の負担も軽減されます。
入力速度も上がるので、仕事も楽になって良いことばかりなのです。
おわりに
数字の入力作業は単調なので、ミスも起こりやすいのですよね。
その日の気分によって、集中力が欠けてしまうこともあります。
入力ミスがなるべく起こらないような環境を整えたり、チェック体制を強化させたりして、作業していきたいですよね。
