事務の仕事をしていると、毎日たくさん届く封書を開封しなければいけません。
開封したら中身を取り出して、残った封筒はもったいないので再利用するという職場も多いですよね。
封筒を再利用するのなら、きれいに開ける必要があります。
注意点と再利用の方法についてお伝えします。
開ける前の注意点
届いた封書を開ける前には、まずは宛名を確認します。
会社のポストや職場のメールボックスに入っているからといって、自分の職場のものではない可能性もあります。
開けたあとで中身をみたら、別の職場やとなりの会社の書類だったなんてことになると大変なので、封を開ける前には必ず宛名を確認する習慣をつけるとよいですよ。
配送間違いは、そんなに頻度は高くはないかもしれませんが、わたしは何度か遭遇しました。
間違って配送された封書を、うっかり開けそうになったときには「ヒヤッ」としましたよ。
また、封を開ける前には封書の下側を机の上でトントンと叩いて、中の書類を封書の下側に落とすようにします。
多くの人は封筒の上側を切って封を開けると思いますが、その時に中の書類が上側に寄っていたら書類も一緒に切ってしまうことになります。
これも、宛名を確認することと同じように、封書を開けるときの習慣にしておくと安心ですよ。
カッターやペーパーナイフを使って開ける
封筒を開けるときにはさみで開ける方が、きっと一番多いでしょうね。
2、3通の封書を開けるくらいならはさみでもよいのですが、たくさんの封書を開けなければいけないときは、はさみだとちょっと手が痛くなるし、時間もかかりますよね。
そんなときは、カッターやペーパーナイフで開けると、少しは楽にできますよ。
カッターの刃を封筒のとじ部のすき間に入れて開ければ、はさみで開けたときのように切り取ったごみが出ません。
また、ペーパーナイフも同じような使い方をします。
わたしの職場にはペーパーナイフがありませんでしたし、家でも使ったことはありませんでした。
でも、最近父親の使っていたペーパーナイフをもらったので使ってみたのですが、意外に便利だということがわかりました。
カッターと同じように切り取ったごみが出ませんし、カッターほど切れ過ぎず、でも紙は気持ちよく切ることができるのです。
連続した伝票のミシン目を切り離さなければいけないときでも、ペーパーナイフを使うと楽にできます。
1本あると、とても便利ですよ。
レターオープナーを使って開ける
封書を開けるにはレターオープナーも便利です。
わたしが若い頃の話で恐縮なのですが、その当時勤めていた職場では毎日たくさんの封書を開封していました。
職場では電動のレターオープナーを使っていたのですが、これがとても便利だったのです。
封筒を差し込んでスライドさせると端から数ミリのところをきれいに切り取ってくれるので、たくさんある封書も楽に開封することができました。
ただ、古い話なので、メーカーや機能など詳しい情報が分からなくて、申し訳ないです。
また、レターオープナーにはハンディタイプの小さなものもあります。
以前わたしは手のひらサイズのレターオープナーを使ったことがあるのですが、封書が安定しなくてまっすぐに開けられなかった経験があります。
それに、封書の角が少しでもつぶれたり折れていたりしたら、切りはじめから詰まってうまく切れなかったのでほとんど使わなかったですね。
でも、たまたまわたしの使ったレターオープナーがよくなかっただけで、商品によっては使い勝手のよいものもあるかもしれません。
封筒のフタを残す
封書がセロハンテープでとめてあるものや両面テープ付きの封筒などは、きれいにはがして開けることができます。
封筒を再利用するのなら、封筒のフタ(ベロ)の部分が残っていた方が使いやすいですよね。
ゆっくりとていねいにはがせば、端が切り取られていない原型のままの封筒の出来上がりです。
セロハンテープをはがすと紙がやぶれてしまいそうな時は、封筒のフタの端に沿ってセロハンテープをはさみやカッターで切り取ってしまえば、きれいに開けることができますよ。
社内で再利用する方法
A4サイズの封筒なら再利用する目的として、社内便の封筒に使うという職場が多いのではないでしょうか。
宛名表を作成して封筒の宛名部分に張り付ければ完成ですよね。
わたしは仕事の手が空いたときに、宛名表を印刷して、保管してある封筒に張り付けて社内便の封筒を作成します。
よその職場から届いた使いかけの社内便の封筒以外に、必ずまっさらな社内便の封筒を準備しておきます。
上司の中にひとりだけ、誰の名前も書かれていない新品の社内便の封筒を使いたい人がいて、常に準備しておく必要があるからなのです。
また、長3などの小さい封筒は、会費などの集金袋や経費を清算したときにお金を入れるために使っています。
ただ、封筒を再利用するのはよいのですが、注意点として、元々の宛名や相手先を×などの印をつけて消すことを忘れないようにします。
おわりに
いろいろなものが電子化され、紙の書類が減っていても、やっぱりたくさんの封書が届きます。
できるだけ、事務を効率化して無駄を無くすためにも封書の開け方や封筒の再利用について、ちょっと考えてみるのもよいのかもしれませんね。
封筒を開けたら、中身の確認を。
