多くの仕事は完成させるまでの納期や、書類の提出期限などが決められていますよね。
期限に間に合うように自分でスケジュールを組んで仕事をする人がほとんどだとは思いますが、中にはいつも期限を守れない人もいます。
自社の社員ならいろいろ対応もできますが、相手が取引先となると難しいのです。
毎月提出期限を守れない人がいる
わたしの担当している仕事の中に、毎月取引先に書類を提出してもらわなければいけないものがあります。
取引先に提出してもらった書類は、記入もれやミスがないか全てチェックして集計し、それぞれの形式に加工したファイルを複数件作成します。
作成したデータは、期限までに客先に提出しなければいけません。
全体の集計が必要なので、取引先のなかの一社でも提出が遅れると、処理が出来ないのです。
ほとんどの取引先が締切日の数日前に提出してくれますが、必ず期限に遅れる取引先が数社あります。
毎月のことなので、忘れることはないはずなのですが、見事に期限を守ってくれないのです。
期限を守れない人はミスも多い
一応提出期限は余裕を持たせて決めているので、少しくらいの遅れは挽回できます。
ただ、遅れて提出する取引先に限って記入ミスも多く、書類も揃っていないのです。
結局締め切りに一日遅れ、書類の再提出でまた遅れ、余裕のある期限もギリギリになってしまうのです。
まだ、ミスの修正なら何とかなるのですが、書類が不足している場合は取引先に提出してもらわない限りこちらでは対応できません。
遅れて提出するのなら、せめて書類は全て揃った状態にしてほしいと、毎月願うのです。
主張だけは強い
以前、取引先数社に対し、会合への出欠確認をしたことがありました。
回答期限を設けていたのですが、期限前日に上司から回答状況を聞かれました。
1社のみ未回答だったので、上司に伝えたところ「回答期限より早いが、直接電話して出欠確認をしてください」と指示を受けました。
未回答の取引先へ電話して出欠の回答を聞いたところ「期限はまだではないか。何のために期限があるのか」とのひと言と共に回答をいただきました。
その人は、毎月の書類の提出期限に、常に遅れる取引先の担当者だったので、「何のために期限があるのか」の言葉を、そっくりお返ししたかったです。
関係を良好に保つ
期限を守ってくれない取引先となると信頼も薄れてしまいます。
とは言っても、関係を切るわけにもいかないので上手に付き合っていかなければいけません。
取引先の担当者からは、自社の大変な現状を長々と聞かされ、こんな状況だから期限が守れないのだと主張されることもあります。
ただの言い訳だなと思いながらも相手の話に一応は同調し、期限を守ってもらわないと客先に迷惑がかかることも伝えるようにしています。
こちらとしては、どんな相手であろうとも、期限さえ守ってくれればそれでいいので、とりあえず関係を悪化させないようにするだけなのです。
相性もある
取引先の担当者によっては、自分と相性の良い人もいます。
もちろん、仕事面でも問題なく、ミスや期限遅れなどありません。
そんな人に限って、配置転換などで早々に担当を変わってしまいます。
逆に、苦手なタイプの人や仕事面でミスやトラブルの多い担当者もいます。
どういう訳か、そんな人に限って担当を変わることがありません。
よその会社のことなので、こちらではどうすることもできず、悩ましいところなのです。
おわりに
期限に遅れてしまう取引先の担当者との仕事は、もう長いのですが、一向に改める気配はありません。
結局、期限を守れないタイプの人は、本気で治す気にならない限り治らないのだとあきらめています。
最近では、期限を守ってもらうことよりも、期限に遅れることを前提にして、どうすれば被害が少なくてすむのかを考えるようになりました。
