仕事で使用する事務用品や消耗品の在庫管理は大変です。
大きな会社であれば、自分のフロアや部署の備品が不足したら総務や経理の担当者にお願いすればよいでしょうが、それでも誰かが管理をしなければいけません。
ましてや、小さな会社の事務員だったら、全てを自分一人で管理することになるかもしれません。
いずれにしても、ちゃんと管理してみんなが気持ちよく仕事できるようにしたいですね。
事務用品の整理整頓
オフィス用品を管理する上で基本的なことは、整理整頓されていることです。
当たり前のことですが、整理整頓ができていなければ管理することもできません。
保管場所が一か所ではなくて、ボールペンや消しゴムがあちらこちらに保管されていたとします。
在庫がなくなったから購入したのはいいけれど、後になって別の場所からたくさん見つかるなんてことも起こってしまいます。
まずは保管場所を決めて一括管理できるようにしておきます。
そのうえで、みんなが使うものなので、誰が見てもわかるように保管することも大切です。
透明な入れ物に入っていれば一目で中身が分かります。
また、保管している引き出しやボックスの正面に事務用品や消耗品のラベルやイラスト(写真でも)のプレートを貼りつけたりして、わかりやすく工夫しておくと社員に対して親切です。
在庫を管理するためにも、使用する社員のためにも整理整頓は最低限必要なことだと思うのです。
事務用品の在庫の管理
在庫が少なくなってきたら、品物を発注しなければいけません。
欠品カードなどを作成して、残り少なくなった時に気付いた人が欠品カードを指定の場所に入れるなどのルールを決めて、社員にも管理に協力してもらうという方法もあります。
でも、それすら忘れてしまう人が出る可能性は大いにあります。
そうなってしまうと欠品カードを作ってもあまり意味がありません。
結局は担当者が管理するのが確実です。
大変かもしれませんが、定期的に在庫をチェックして発注するのが一番よい方法だと思うのです。
納期に注意する
事務用品ならアスクルで注文すれば翌日には届くので、欠品が出て急に必要になっても便利ですよね。
でも、職場によってあまりメジャーではない事務用品や消耗品を購入していることもあるかと思います。
取り寄せだと時間がかかりますし、会社名の入ったものや会社独自の伝票といった、ちょっと特殊なものになると、場合によっては納品までに1週間や2週間かかるようなものもありますよね。
納期が長い品物については、それぞれの納期を把握しておいて、欠品を起こさないように発注のタイミングに注意しておくことが必要です。
社員の要望を聞く
「実はこのボールペン書き味が悪いのよね」とか「この付箋、すぐに剥がれて困るんだ」といったように実際には社員は不便に思いながら使っているものもあるかもしれません。
時には使っている社員の声を聞いてみるのも必要です。
前から購入しているからとか、安いからといった理由で同じメーカーの商品を買っていても、社員は不満を持っている場合もあります。
また、新しい機能が付いた便利な商品が発売されていたり、今まで購入したことはないけれど、あったら便利なものもあったりするかもしれませんよね。
社員の声を聞きながら購入する商品を変えていくことも必要だと思うのです。
わたしが以前勤めていた職場の話ですが、手書きの作業がたくさんある仕事の職場でした。
担当者によってボールペンの書き味にこだわりがあったので、職場には数種類のメーカーのボールペンが常備されていました。
メーカーを変えるときは慎重に
予算の削減で今より安いものに変えたり、使い勝手が悪いから別のものにしてほしいとの要望があったりして、今まで購入していたメーカーから変更することもありますよね。
そんなときには注意が必要です。
例えば購入頻度の高いコピー用紙を経費削減の目的で、今までとは少しだけ安いものに変えたとします。
でも、実際に使用してみると、紙の色や質が今までのものより悪かったり、印刷すると文字が鮮明でなかったりすることがあります。
ひどい場合は頻繁に紙詰まりを起こしてしまって使い物にならないこともあります。
そんな時に、お得だからといって大量に購入していたら大変なことになります。
コピー用紙に限りませんが、事務用品などのメーカーを変えるときには、在庫に余裕があるときに少しだけ発注して、まずはお試しで使ってみて、大丈夫だったらたくさ ん発注するのが安全です。
おわりに
事務用品や消耗品の管理は煩雑で大変ですよね。
仕事が忙しい時に限って、「ファイルがなくなったから注文しておいて」とか「明日までにこれ買っておいて」といった要求がくるのです。
出来れば日ごろから在庫のチェックをマメにして、急な要求がないようにしたいところなのですが、なかなか思うようにはいかない意外と大変な仕事なのです。
