現在、事務職で働いている人や、これから事務職を目指したいと思っている人の中で、自分は文章を書くのが苦手だという人は結構いらっしゃるのではないでしょうか。
実際わたしは長年事務職で働いていますが、文章を書くことがそれほど得意ではありませんし、書くのに時間がかかる方です。
では、事務職や転職活動ではどんな場面で文章力が必要になってくるのでしょう。
テンプレートがあれば大丈夫
日常的な事務の仕事で文章を書く場面といえば、書類を送るときの送付状やメール、社内の回覧文書などがあって、結構多いのです。
でも、そのほとんどにテンプレートがあるので、その時々の内容に合わせて文章を少し修正したり付け加えたりすることで、作成することが可能です。
仮にテンプレートがなかったとしても、過去に作成された同じような書類を探せば、日付を変えるだけでOKの場合もあります。
あまり文章力に自信がなくても十分に対応することはできるのですよ。
ただ、短い文章の中でもちょっとした語尾の使い方や言い回しが、読み手を不快にさせる可能性もあります。
テンプレートや過去の書類を過信せずに、文書を作成したらしっかりと読み返すことが大切なのです。
履歴書を作成するときの文章力
転職を考えている人なら必ず履歴書を作成するかと思います。
履歴書は今までの経歴を箇条書きにすればよいので、文章力を問われることはなさそうですよね。
でも、履歴書をよく見ると最後の方に広めの欄がありませんか。
履歴書の形式によって多少の違いはあるかもしれませんが、自己PR 欄や志望動機を書く欄があって、ちょっとした文章を書くようになっていますよね。
わたしは履歴書を書くときに、最後にあるこの欄が特に苦痛で、どんな風に書いたらよいのかわからず、いつも悩んでいました。
ネットで探せば自己PR欄や志望動機の書き方のサンプルがたくさん出てくるので、そのまま書けば問題ないかもしれません。
でも、より自分らしく企業にアピールしたいと思うのであれば、オリジナルの文章を考えなければいけませんよね。
そうなると多少の作文をする力が必要で、自分が一番アピールしたいことが企業に伝わる文章が書けるかが重要になってきます。
ただ、仕事と違ってじっくり時間をかけて考えることができますし、誰かに頼んで内容を確認してもらうこともできますので、文章力に自信がなくても対応はできますよね。
業務マニュアルを作成して文章力をアップ
今、事務の仕事をしている人で文章力に自信がない人なら、自分の仕事の業務マニュアルを作成してみるとよいかもしれません。
マニュアルというくらいなので、仕事の内容をちゃんと説明できていなければ意味がありません。
日記や覚え書きと違って、読み手を意識した文章でなければいけないのです。
当然、自分自身があとから読んで業務の手順が分からなければいけませんし、別の担当者が読んでも理解できるような文章の作成が必要です。
業務マニュアルの場合、図やパソコン画面のコピーなどの視覚的な説明が含まれるので、文章力だけで勝負しなくてもよいのですが、それでも何の説明なのか分からなければマニュアルとして機能しないですよね。
あとから読み返すことを前提にして文章を作成することで、文章力のアップが期待できそうですよね。
書くことに慣れる
わたしはどちらかといえば、文章を書くのは得意ではありませんでした。
テーマを与えられても、何からどう書き始めればよいのか分からなくて、最初の一行をなかなか書き出すことができません。
やっと書いた文章も、何度も何度も読み返して何十回も修正を繰り返したあげく、結局何が正しいのかよく分からなくなってしまうこともあります。
そんな状態なので、文章の作成にはとても時間がかかっていました。
そんなわたしが、ひょんなことからブログを始めることになり、四苦八苦しながら文章を書いているうちに、書くことに少しずつ慣れてきたのです。
読んでくださる人にとって、わかりやすい文章が書けているかどうかは今でも全く自信がありませんが、書く速度が上がってきたことだけは確かです。
以前はどうひねり出しても出てこなかった文章が、良い悪いは別にして、ある程度の言葉が思いつくようになりました。
もし、書くことが苦手な方がいたら、とりあえず定期的に何か文章を書いてみるのも良いかもしれませんよ。
上司から文章作成の依頼
わたしの今の職場では、上司から文章を作成するように依頼されることが多くあります。
突発的な事象での通達など、過去に同じような文書が作成されていないようなものは 、文章をはじめから考えなければいけません。
そうなると、多少の文章力が必要になってきます。
わたしの上司は「これとこれを入れて、こんな雰囲気で作って」と簡単な会話だけで仕事を依頼してきます。
一からの作文になりますが、最近やっと書く速度が上がってきたわたしは、何とか上司をイライラさせずに文書を作成することができるようになりました。
おわりに
わたしは今でも文章を書くことは得意ではありませんし、人よりも時間がかかってしまいます。
でも、得意ではないのですが、決して書くことが嫌いではないのです。
ブログでは何とかして読んでくださる方に自分の思いを伝えたいと思いますし、新しい文章を書くことはちょっと楽しくてワクワクします。
文章力に自信がないという人でも、書くことで相手に何か伝えることができると思ったら、書くことが楽しくなるかもしれませんよ。
苦手な人も、がんばってみてくださいね。
