事務の仕事をしていると、コピーやスキャンをするために、留めてあるホッチキスを外して資料をバラバラにすることは多いですよね。
でも、一度バラバラにした資料を元通りにするのには、いくつかの注意点があります。
なるべくきれいに元にもどすために、気を付けておきたいことをお伝えします。
どんなふうに復元するか
自分の資料ではなく、上司や他の部署から借りた資料なら、まずはバラバラにする前に、どのように復元するのかを確認しておきましょう。
資料の一か所をホッチキス留めしてある程度のものなら問題はないでしょうが、分厚いものや製本してあるものだと復元方法も変わってきます。
仕事を依頼されたら、資料を元にもどすときにホッチキスで留めるのか、クリップや輪ゴムで留めるだけでいいのかなどの確認が必要です。
もし、全く同じように復元しなければならないとしたら、資料をバラバラにするときから細心の注意をはらわなければなりません。
ホッチキスを外す方法についてはこちらを参考にして下さいね。
ページの順番を確認する
当然のことではありますが、作業が終わったら、元の順番通りに資料を並べて復元しなければなりません。
ページ番号のあるものなら問題ないでしょうが、番号のないものや、番号があっても分かりにくいものなどは注意が必要です。
枚数が多くて複雑な資料は、バラバラにする前に最初のページから最後のページまでの通し番号を鉛筆で記入しておくという方法があります。
復元した後に消しゴムで消せばよいのですが、手間がかかるのが難点です。
それに、その方法だと記入した番号が、コピーやスキャンをした原稿に表示されてしまいますので、仕事を依頼してきた人と相談してみましょう。
また、作業をしている間にうっかり資料がバラバラになって順番が分からなくなってしまった、なんて事も起きてしまいますよね。
もし万が一そんな不幸なことになってしまっても、コピーして出来上がった資料やスキャンをしたデータから元の順番を確認することができますよ。
傷みの激しい資料
使い込まれている資料だと、元々ホッチキスで留めてあった部分の穴が大きくなってしまっていることがありませんか。
そんなときには元々留めてあった位置から少しズラした場所でホッチキス止めをして復元します。
前と同じ位置にホッチキス留めをしてしまうと、まとまりも悪く、最悪の場合資料が破れてしまいますよ。
手を加えることが可能なら、穴の大きくなっている資料の裏側をテープなどで補強しておきましょう。
貼ったテープが見えなくなるようにホッチキス留めをするとよいですよ。
最初と最後を差替える
ホッチキスを外した穴が小さくて傷みの少ない原稿なら見た目も気になりませんし、元々留めてあった位置に再度ホッチキス留めをしても問題はないですよね。
でも、痛みの激しい原稿で、元々留めてあった位置からズラしてホッチキス留めをすると、元の穴が見えて見苦しく感じてしまいます。
そんなときは最初と最後のページを新たにコピーして差替えて綴じると見た目がきれいになりますよ。
ただ、コピーをすると元の原稿に比べるとどうしても劣化してしまいますし、用紙の質感も違ってしまう事がありますので、その辺は何を優先するかによって判断が分かれると思います。
あくまでも元の原稿が必要だというのであれば、別の用紙を準備して表紙と裏表紙を付けるという方法もあります。
表紙は白い紙でもよいのですが、透明のシートを使用すると資料の内容が分かりますし保護にもなりますよ。
また、元々の資料のみを使うのであれば、ホッチキス留めをしたあとで、製本テープで補強すれば穴を隠してしまうことができます。
厚みのある資料
厚みのある資料だと、手元にあるホッチキスでは留めるのことができないこともありますよね。
そんなときは資料の両側からホッチキス留めをすると、厚い資料でも止めることができます。
ホッチキスの針の長さが、留める資料の厚み程度あれば大丈夫ですよ。
また、厚みのある資料をホッチキス留めするときには、3辺をクリップなどでしっかりと留めておくときれいに仕上がります。
ホッチキス止めをしない3辺をきれいに揃えたら、厚紙などで両面を保護して、資料が動かないようにクリップなどで留めます。
その状態でホッチキス留めをするとズレることなくきれいに留めることができますよ 。
おわりに
電子化でペーパーレス化が進んでも、やはり事務仕事をしていると、まだまだ紙の資料を扱うことが多いですよね。
コピーをしたりスキャンをしたり、ホッチキスを外して資料をバラバラにしなければいけないこともあるかと思います。
単純な作業かもしれませんが、あなたのちょっとした気遣いで、大切な資料を守ることができると、きっとまわりから感謝されると思いますよ。
