不在の担当者宛に電話がかかってきたら、伝言メモに電話の内容を書いて残しておきますよね。
電話がかかってきた時間や相手の名前、用件などを簡潔に伝言メモに書いておけば、担当者が戻ってきたときにすぐに連絡を取ってもらうことができます。
でも、せっかく書いた伝言メモなのに、担当者に見てもらえなかったとしたら意味がありませんよね。
伝言メモが紛失しないように気を付ける
伝言メモは多くの場合机の上に置いておくと思いますが、そのままだと風に飛ばされたり書類に紛れたりして、ちゃんと読んでもらえない危険性があります。
そんな事情を考えて、わたしはマウスの下に、伝言メモを置くことが多かったですね。
マウスが重しになりますし、パソコンを使う時にほぼ間違いなく触るものなので、メモに気付いてもらえますからね。
マウス以外では、キーボードの下に伝言メモを挟み込めば、風で飛んでしまうのを防ぐことができます。
ただ、何かの拍子に、伝言メモがキーボードの下に全部隠れてしまうこともあるので、その点は注意が必要です。
マウス以外なら、伝言メモよりも小さいサイズの電卓やホチキスなどが机の上にあれば、拝借して置いておきます。
メモが隠れてしまうこともないので安心ですし、重しにもなりますよね。
伝言メモは目につきやすい場所に置く
机の上が整理されていて物があまり置かれていないのなら、机の空いているスペースに置いておけばすぐに気付いてもらえますよね。
ただ、多くの場合、机の上にはファイルや書類がたくさん置いてあって、伝言メモを置いても目立たなかったり、書類の中に紛れ込んでしまったりする危険もあります。
そこで、付箋に書いてパソコンの画面に貼りつけておくとか、自立する付箋に書いて机の上に貼っておくなどすれば、目につくし紛失もありません。
伝言メモが会社規定のものだったり、付箋のように貼りつけ面がない普通紙だったりする場合には、メモをテープで貼りつけておくことも一つの方法です。
でもセロハンテープを使うと、貼った場所によっては跡が残ってしまうこともあるので、マスキングテープなどの粘着力が弱いもので貼るようにするとよいですよ。
大切な用件が書いてある伝言メモ
担当者に気づいてもらうために、伝言メモを目立たせたいところですが、書いてある内容によっては、目立つことが逆に好ましくない場合もあります。
大切な用件をメモしてあるようなものが、パソコンの画面に貼りつけてあったのでは、職場の多くの人が目にすることになってしまいます。
そのような伝言メモは、裏向きにして置いておくか、あまり見せたくない部分をマウスなどで隠すようにしておくのが良いと思います。
伝言メモの相手に声をかける
伝言メモを置いているからそれで終わりと思わないで、担当者が戻ってきたときに声をかけておくと安心です。
メモが置いてあることに気付いても、すぐに読んでもらえないこともありますし、読んでも折り返しの電話が後回しにされてしまう可能性もあります。
ひと声かけておけば、すぐにメモを読んでもらえますし、行動にも移してもらえると思います。
急ぎの用件なら、相手の急いでいた様子などを伝えておけば、早めに対応してくれるのではないでしょうか。
伝言メモが多くなる場合
離席の多い人は、机の上に伝言メモがたくさんたまってしまう傾向にあります。
自分の書いた伝言メモの上に、別の人の伝言メモが置かれてしまうこともあるので、何枚かメモがたまってきたら、分かりやすいように整理しておくと良いですよ。
伝言メモをひとまとめにして時系列に並べておけば、順番に対応してもらえますしね。
また、伝言メモを入れるための、小さな箱などを置いておくという方法もあります。
その箱に、伝言メモを裏向きに積み重ねていけば、電話がかかってきた順番にメモを読んでもらうことができます。
おわりに
伝言メモは、担当者が不在の時に電話がかかってきたことを伝えるためにあるので、内容が伝わらなければ意味がありませんよね。
担当者がメモを読んで、対応してもらったら、伝言メモの役割は終了することになるのです。
